Внедрение сервиса Айтиком.Доверенности для оптимизации процессов и автоматизации работы с МЧД в одной из ведущих компаний на российском рынке FMCG
Клиент. ООО «НТС «Градиент»
Бренды. 30+ собственных брендов и брендов дистрибуции
Количество сотрудников. 1 600
Партнеров. 1000+ по всему миру
Сайт. www.gradient.ru
Ситуация. Компания узнала о необходимости скорого обязательного перехода на машиночитаемые доверенности в 2021 году. Через год, когда были опубликованы постановления и формат МЧД, приступили к активной подготовке и внедрению. Переход осуществили 1 сентября 2023 года.
Цель. Заказчику было необходимо соблюсти законодательные требования, оптимизировать рабочие процессы под новую сущность, наладить выпуск МЧД на сотрудников, обеспечить автоматическую проверку входящих машиночитаемых доверенностей и контроль первичной документации. Перечисленные цели соответствовали общей стратегии компании: переход в цифровую среду и увеличение доли электронного документооборота в ближайшем будущем минимум на 20% (до 80%).
Решение. Компания подключилась к сервису Айтиком.Доверенности. При выборе сервиса учитывались функционал, удобство интерфейса, возможность интеграции, техническая и консалтинговая поддержка, ценообразование. Сервис позволил обеспечить автоматическую проверку МЧД, своевременный запуск инцидентов, контроль первичной документации. Было создано необходимое количество машиночитаемых доверенностей на сотрудников, настроено рабочее место для подписания МЧД генеральным директором. Предварительно на сотрудников были выпущены электронные подписи физического лица в формате «единого окна» через сервис Айтиком «Корпоративный удостоверяющий центр».
Этапы внедрения. Для достижения поставленных целей внутри компании и при взаимодействии с Айтиком были реализованы следующие мероприятия:
● мониторинг предстоящих изменений и формирование запросов от внутренних служб
● составление верхнеуровневого описания бизнес-процессов по жизненным циклам доверенностей, входящим и исходящим документам
● реализация и тестирование технологии по входящим и исходящим МЧД
● запуск технологии МЧД
● формирование инструкций и обучение сотрудников
В процессе внедрения специалисты Айтиком проводили консультации, оказывали техническую поддержку, оперативно решали сложные вопросы и нетипичные ситуации, в том числе через взаимодействие с ведомствами.
С какими сложностями столкнулись при переходе на МЧД. Операционных недостатков выявлено не было. Однако при запуске наблюдались ошибки в работе форматов. В блокчейне ФНС, где регистрируется каждая МЧД, нельзя посмотреть историю статусов. На текущий момент нет рабочего функционала классификатора полномочий для сферы B2B, что приводит к необходимости занесения информации о полномочиях вручную, в специальном поле. Поэтому автоматизация есть, но еще не на 100%. Также не все ведомства и контрагенты на текущий момент готовы работать с МЧД и используют возможность подписания документов без МЧД на время переходного периода.
Все указанные недостатки не связаны непосредственно с самим сервисом. Он продолжает совершенствоваться и подстраиваться под текущие реалии. Например, недавно был запущен единый формат МЧД 003.
Как стало. После перехода на МЧД значительно улучшились качество и контроль бизнес-процессов за счет автоматической проверки и исключения ручного труда. Пользователи были переведены на подписание из учетной системы компании в одно автоматизированное рабочее место, сделаны автоматические привязки МЧД к сотруднику. Для сотрудников переход на МЧД оказался незаметным. Компанией соблюдены все требования законодательства в части обязательного применения МЧД.
Что нужно учитывать при переходе на МЧД
Рекомендации дала Грошева Мария, заместитель генерального директора по операционным вопросам компании НТС «Градиент»:
«При выборе сервиса учитывайте, что он должен поддерживать разные форматы МЧД. Также при работе с машиночитаемыми доверенностями важно ориентироваться не на имя файла МЧД, а на его содержание и рекомендации ФНС, так как имя трактуется неоднозначно.
Компаниям нужно заранее менять свои процессы и настраивать их под работу с МЧД. Либо найти IT-компанию, которая имеет проектную команду и может реализовать необходимые изменения. Во втором случае обязательства по изучению всех нюансов, внедрению сервиса, взаимодействию с внешними разработчиками, узлами и сервисами МЧД берут на себя специалисты».