Электронные перевозочные документы в вопросах-ответах

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это цифровые аналоги бумажных транспортных документов, имеющие такую же юридическую силу.

К ЭПД относятся:

• Транспортная накладная (ЭТрН)
• Заказ и заявка на перевозку грузов (ЭЗЗ)
• Экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка
• Транспортная железнодорожная накладная
• Грузовая накладная для авиаперевозок

Также в системе ЭПД можно обмениваться путевыми листами (ЭПЛ), сопроводительными ведомостями (ЭСВ) и договорами фрахтования (ЭДФ).

ГИС ЭПД — это государственная информационная система электронных перевозочных документов. Оператор системы — Минтранс России.

Основные функции ГИС ЭПД:

• Сбор и хранение электронных перевозочных документов от участников перевозок
• Обмен сведениями с контрольно-надзорными органами (ФНС, ГИБДД, таможня и пр.)
• Сервисы для бизнеса: резервирование даты и времени пересечения границы в автомобильных пунктах пропуска, подача заявок на каботажные перевозки
• Централизованное хранение документов в системе не менее 5 лет

Простыми словами, ГИС ЭПД — это единое цифровое окно для грузоперевозок по всей стране и за ее пределами.

Оператор информационной системы электронных перевозочных документов (оператор ИС ЭПД) — это аккредитованная Минтрансом компания, которая обеспечивает обмен ЭПД между участниками взаимодействия и с ГИС ЭПД через специализированный сервис.

Без оператора невозможен обмен ЭПД, так как бизнес не может напрямую передавать данные в ГИС ЭПД.

Титулы — это отдельные разделы ЭПД, которые участники взаимодействия заполняют и подписывают в определенной последовательности.

Ключевая дата — 1 сентября 2026 года. С этого дня все участники перевозок (грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и экспедиторы) обязаны оформлять в электронном виде транспортную накладную, заказ-заявку на перевозку, а также экспедиторские документы.

Переходного периода не предусмотрено. После 1 сентября 2026 года оформлять указанные документы на бумаге будет запрещено (за редкими исключениями).

Прямого законодательного требования оформлять путевые листы исключительно в электронном виде с 1 сентября 2026 года нет. Согласно разъяснениям органов транспортного надзора, бумажные путевые листы остаются легитимными для организаций, которые не оказывают услуги по перевозке третьим лицам (например, выполняют перевозку для собственных нужд).

Однако для коммерческих перевозок электронная форма путевого листа становится фактически обязательной как часть общей системы ЭПД, особенно для отдельных видов грузов — например, алкогольной продукции.

Минтранс России в течение 2026 года должен издать нормативный акт, который окончательно прояснит список ситуаций, когда бумажный путевой лист все еще будет разрешен.

С 1 сентября 2026 года перевозочные документы оформляются в электронном виде.

Закон предусматривает несколько исключений, когда можно использовать бумажные документы:

• Каботажные перевозки, осуществляемые иностранцами, зарегистрированными на территории государств-участников Евразийского экономического союза
• Грузоотправителем или грузополучателем выступает иностранная организация или физическое лицо
• Перевозка не связана с коммерческой деятельностью, выполняется физическим лицом для личных или семейных нужд
• Транспорт перемещается по территориям РФ, где введен режим ЧП, ЧС или действует военное положение
• Перевозка спецгрузов осуществляется для важных государственных и оборонных нужд

Да, в сфере внешнеэкономической деятельности (ВЭД) будут свои особенности.

Минтранса разрешает использовать бумажные перевозочные документы, если клиентом (стороной договора) является иностранное физическое или юридическое лицо. Это сделано для упрощения взаимодействия с контрагентами, которые не являются резидентами РФ и не обязаны подключаться к российской системе ГИС ЭПД.

Однако если российская сторона (например, экспедитор или перевозчик) работает с иностранным клиентом, но остальные участники перевозки находятся внутри РФ, то им придется обмениваться электронными документами между собой в общем порядке.

Для железнодорожных и авиационных перевозок, которые часто связаны с ВЭД, ФНС разрабатывает форматы электронных документов с учетом международных стандартов (в процессе). Бумажный формат пока остается основным вариантом, если накладные используются в международном сообщении по этим видам транспорта.

ЭПД подписывают те же лица, что и при бумажном документообороте: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, руководители или уполномоченные сотрудники. Например, свои титулы в электронном путевом листе заполняют диспетчер, механик, медицинский работник.

Для подписания разделов ЭПД применяют:

• Усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП, КЭП)
• Усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП, НЭП) Госключ

Медицинский сотрудник для подписания титула о результатах медосмотра водителей использует исключительно КЭП.

Обмен между участниками взаимодействия осуществляется через оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Все документы передаются в ГИС ЭПД также через оператора, прямого доступа к государственной системе у бизнеса нет.

Общая схема обмена на примере ЭТрН:

1. Грузоотправитель создает ЭТрН в сервисе оператора или в учетной системе (если сервис в нее интегрирован), заполняет титул 1 и подписывает электронной подписью. Документ через оператора уходит в ГИС ЭПД.
2. Перевозчик получает уведомление о необходимости заполнения своего раздела ЭТрН, сверяет данные, формирует и подписывает титул 2. Если есть ошибки или неточности, то отклоняет титул 1, и грузоотправитель в этом случае создает новую ЭТрН.
3. Водитель получает QR-код, сформированный в ГИС ЭПД и отправленный ему через оператора, и уходит в рейс.
4. Грузополучатель принимает груз, заполняет и подписывает титул 3 (факт приемки, состояние груза, расхождения).
5. Перевозчик фиксирует выдачу груза в титуле 4, подписывает документ. На этом обмен считается завершенным.

Все титулы ЭТрН попадают в ГИС ЭПД и становятся доступны всем участникам перевозки. При переадресовке или замене водителя оформляются дополнительные титулы.

Водитель показывает инспектору QR-код, сформированный в ГИС ЭПД и переданный ему через оператора.

Порядок действий:

1. После приема груза к перевозке и подписания перевозчиком титула 2 в ГИС ЭПД формирует QR-код.
2. Водитель открывает код в мобильном приложении оператора ЭПД. QR-код доступен даже офлайн (сохраняется в кэше устройства).
3. Сотрудник ГИБДД сканирует QR-код своим планшетом и видит на экране все сведения о перевозке.

Данные можно получить после того, как ГИС ЭПД успешно приняла и обработала титулы, подписанные участниками.

На практике это происходит после подписания титула 2 перевозчиком (подтверждение погрузки) — именно тогда формируется QR-код для водителя.

Без подключения к интернету невозможен обмен данными с ГИС ЭПД.

Необходимо обеспечить доступ к интернету для работы с ЭПД, если вы не попадаете под исключения (когда допускается оформление документов на бумаге).

Да, роуминг возможен и уже работает.

Нет.

Прямой обмен данными с ГИС ЭПД не предусмотрен.

Айтиком — аккредитованный Минтрансом оператор ИС ЭПД. Быстро и безошибочно оформлять ЭПД можно через сервис Айтиком.Логистика — в веб-кабинете или своей учетной системе (при интеграции).

Реестр аккредитованных операторов доступен на сайте Минтранса.

В учебном центре Айтиком Академия предусмотрено обучение для руководителей и сотрудников по направлению «Электронные перевозочные документы».

Длительность 16 академических часов, по результатам выдается удостоверение о повышении квалификации установленного образца.
Для записи на обучение оставьте заявку на странице курса.