Электронный путевой лист (ЭПЛ)

Электронный путевой лист (ЭПЛ) — это формализованный электронный перевозочный документ, необходимый для контроля водителя и транспорта. Документ содержит информацию о месте отправления и пункте назначения, особенностях и обстоятельствах рейса, результатах технического осмотра транспорта и медосмотра водителя, показаниях одометра при заезде/выезде.

Каждый участник взаимодействия — собственник транспорта, водитель, медицинский работник, механик, — заполняют свою часть документа (титул).

Электронный путевой лист подтверждает расходы, связанные с использованием транспортного средства. На основании ЭПЛ подсчитываются затраты на ГСМ и платную парковку. Документ также нужен для начисления заработной платы водителям, назначения компенсаций (за разъездную работу), а также компенсаций за использования личного автомобиля в рабочих целях.

Важно: Формат ЭПЛ утвержден Приказом ФНС № ЕД-7-26/116@ в 2023 году. При работе с ЭПЛ нужно применять только данный формат, так как все электронные перевозочные документы обязательно передаются на регистрацию в госсистему ГИС ЭПД через аккредитованных Минтрансом операторов ИС ЭПД. Дублировать документ на бумаге не нужно, так как смысл ЭПЛ и других электронных перевозочных документов как раз в отказе от долгого и затратного бумажного документооборота.

Преимущества ЭПЛ

У электронного путевого листа, по сравнению с бумажным аналогом, есть ряд преимуществ:

• рост скорости проставления отметок
• контроль всех этапов обработки документа
• оперативное внесение корректировок в данные о водителях и ТС
• строгий контроль и быстрое прохождение медосмотров
• сокращение ошибок при заполнении
• снижение финансовых рисков

Водители могут проходить медосмотры на территории работодателя удаленно, при использовании аппаратов ДМК (дистанционного медицинского контроля). В этом случае медицинский работник сразу после получения данных аппарата принимает решение о допуске/не допуске работника к исполнению должностных обязанностей и проставляет соответствующую отметку в ЭПЛ.

Что нужно для перехода на ЭПЛ

1. Заключить договор с оператором ИС ЭПД, чтобы после проверки ЭПЛ отправлялись контрагентам и в систему ГИС ЭПД. Айтиком — аккредитованный оператор ИС ЭПД. Работать с ЭПЛ можно в удобном сервисе Айтиком.Логистика.
2. Обеспечить электронными подписями всех сотрудников, которые будут подписывать ЭПЛ (например, механика). Подписи можно выпустить в Удостоверяющем центре Айтиком, а также через наш сервис «Корпоративный Удостоверяющий центр» (если требуется оформление электронных подписей на большое количество сотрудников).
3. Сформировать машиночитаемые доверенности на сотрудников, чтобы они могли подписывать ЭПЛ от лица компании. Это можно сделать в удобном сервисе управления МЧД Айтиком.Доверенности.

Айтиком является аккредитованным оператором ИС ЭПД, аккредитованным Удостоверяющим центром, оператором ЭДО и аккредитованным оператором МЧД, поэтому может предложить участникам транспортной сферы комплексные услуги для полного перехода в цифровую среду.