Что такое электронный документооборот

Использование бумажных документов связано с определенными рисками, такими как порча и подделка актов, счетов, договоров, отчетов. Кроме того, в бумажном архиве может затеряться важный документ. 

Электронный документооборот подходит организациям, которые заботятся о сохранности рабочей документации. Разберемся, зачем нужен ЭДО, какие достоинства и недостатки имеет, как подключить систему. Также перечислим виды электронного документооборота.

Что представляет собой ЭДО

ЭДО — это система, которая позволяет мгновенно отправлять документы, полностью исключив использование бумажных носителей. Подключение ЭДО обеспечивает мгновенную передачу данных внутри компании, между филиалами и подразделениями организации, а также с клиентами, поставщиками и ведомствами.

К основному принципу электронного документооборота относится защита конфиденциальной информации при обмене файлами. Документы формируются в интерфейсе программы и перед отправкой подписываются с использованием ЭП (электронной подписи), что придает им юридическую силу. Файлы, передаваемые в системе ЭДО, нельзя скопировать, а значит и похитить или изменить. При «перехвате» документа невозможно понять его содержимое без расшифровки.

Плюсы и минусы ЭДО

Электронный документооборот имеет ряд преимуществ:

• Высокая скорость обработки и передачи данных. Система ЭДО позволяет быстро заполнять и мгновенно передавать документы внутри компании и между организациями. Процессы согласования и принятия решений ускоряются, при этом сотрудники тратят меньше времени на выполнение рутинных задач.
• Безопасность и сохранность данных. Системы ЭДО содержат механизмы аутентификации и шифрования, что обеспечивает защиту информации. Применение электронной подписи гарантирует неизменность файла после подписания. 
• Удобное хранение. Использование поисковой системы и фильтров позволяют быстро найти нужный документ в электронном архиве. Дублировать документы на бумаге не нужно, поэтому отпадает необходимость в содержании бумажного архива.
• Снижение затрат. Применение ЭДО позволяет сократить расходы на печать, канцелярские принадлежности, почтовые и курьерские услуги, архивирование и хранение бумажных документов.
• Масштабируемость и гибкость. Системы ЭДО можно расширять под растущие потребности организации и изменяющиеся бизнес-процессы, а также настраивать под задачи конкретных пользователей.
• Улучшение экологии. Переход на ЭДО способствует снижению потребления бумаги, что уменьшает количество срубленных деревьев и улучшает экологическую обстановку. Организации, использующие электронный документооборот, вносят вклад в сохранение лесов  и сокращение выбросов углекислого газа.

При переходе на электронный документооборот компании оптимизируют рабочие процессы, повышают уровень удовлетворенности клиентов, партнеров и сотрудников, становятся более конкурентоспособными.

К недостаткам использования системы ЭДО относится необходимость ведения документации в электронном и бумажном форматах в случае, если не все контрагенты перешли в цифровую среду.

Типы электронного документооборота

Использование различных видов электронного документооборота помогает компаниям оптимизировать процессы и улучшить общую производительность. Рассмотрим каждый вид подробнее:

• Транспортный документооборот. Этот вид ЭДО используют логистические и транспортные компании для обмена путевыми листами, транспортными накладными, заказ-нарядами и другими электронными перевозочными документами (ЭПД). Транспортный ЭДО повышает прозрачность перевозок и  способствует ускорению транзита грузов.
• Внешний и внутренний ЭДО. Внешний электронный документооборот используется для обмена документами между компаниями. Внутренний ЭДО позволяет наладить эффективный документооборот внутри компании, в том числе между филиалами и подразделениями одной организации. 
• Международный электронный документооборот. Данный вид ЭДО актуален для компаний, которые ведут дела на международном рынке, так как позволяет обмениваться документами с зарубежными клиентами и партнерами. Система обязательно должна соответствовать международным стандартам и нормам безопасности данных.
• Кадровый ЭДО. Система предназначена для работы с кадровой документацией. Позволяет ускорить обмен документами и оптимизировать процессы управления персоналом, такие как найм, увольнение, учет отпусков. 
• ЭДО для работы с торговыми площадками. Этот вид документооборота позволяет получать оригиналы закрывающих документов в электронном виде от федеральных и коммерческих торговых площадок. Документы, передаваемые через систему, являются юридически значимыми, их можно предъявлять в судах и предоставлять в налоговую.
• ЭДО для маркетплейсов. Разработан для обмена электронными документами между продавцами и онлайн-платформами продаж. Система содержит шаблоны документов, указывает на ошибки при заполнении, напоминает сторонам о необходимости подписания файлов, что позволяет ускорить и упростить рабочие процессы.

Системы ЭДО отличаются гибкостью — их можно сочетать и настраивать под потребности бизнеса.

Как перейти на электронный документооборот

Для начала работы с системой ЭДО необходимо:

• Обратиться к провайдеру ЭДО Айтиком. Для связи со специалистом достаточно оставить заявку на сайте.
• Определиться с типом электронного документооборота. Можно выбрать сразу несколько решений — например, сервис по работе с электронными перевозочными документами Айтиком.Логистика и сервис внешнего ЭДО OLY DOC.
• Получить электронную подпись. В Удостоверяющем центре Айтиком подпись выпустят в день обращения, за 20-30 минут. При наличии биометрического загранпаспорта доступен полностью удаленный выпуск.
• Сформировать машиночитаемую доверенность. МЧД нужна сотруднику для подписания электронных документов от имени компании. Создавать и управлять МЧД удобнее всего в сервисе Айтиком.Доверенности.
• Подключиться к системе (системам) ЭДО. Специалисты Айтиком все настроят и обучат сотрудников работе в системе. Сервис ЭДО также можно интегрировать с информационной системой компании.

Важно. Для входа и работы в системе ЭДО обязательно нужна КЭП — квалифицированная электронная (цифровая) подпись. КЭП является полным аналогом собственноручной подписи и придает документам юридическую значимость. Электронная подпись для ЭДО подходит, в том числе, для решения множества личных и рабочих задач — сдачи отчетности, регистрации онлайн-кассы, удаленного заключения договоров, регистрации недвижимости, получения государственных услуг.

​Хотите подключиться к системе ЭДО, получить электронную подпись, МЧД или консультацию специалиста? Оставьте заявку — перезвоним в ближайшее время.