Компаниям из сферы логистики хорошо знакомы путевые листы (ПЛ) — они требуются при каждой транспортировке грузов или пассажиров. С 2023 года перевозчики могут оформлять документы в бумажном и цифровом формате. В статье расскажем о путевых листах и их электронных аналогах (ЭПЛ), их преимуществах и недостатках, а также рассмотрим процесс оформления.
5 главных вопросов о путевом листе
Когда нужен путевой лист?
Оформлять ПЛ нужно, если
у компании есть парк транспортных средств
компания перевозит грузы и/или пассажиров
Оформлять путевые листы перевозчиков обязывает Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ.
В каких случаях оформляется ПЛ?
Путевой лист оформляется при соблюдении двух условий:
автомобиль принадлежит компании — юридическому лицу или ИП
ТС используется для оказания услуг
Важно
В 2017 году Минтранс опубликовал Письмо № 03-525ПГ, в котором рекомендовал оформлять ПЛ на любые поездки.
Зачем использовать путевой лист для ведения учета?
По документу можно фиксировать расход ГСМ, рабочее время водителя, использование ТС. Данные из путевого листа возможно применять в бухгалтерском и налоговом учете для обоснования расходов на эксплуатацию авто и расчета заработной платы водителя.
Кто заполняет путевой лист?
Заполнять ПЛ может руководитель или ответственный сотрудник компании, которая выполняет перевозку. Рассмотрим два случая:
Заказчик арендует у перевозчика транспорт с водителем. ПЛ заполняет перевозчик, так как его сотрудник осуществляет транспортировку.
Заказчик фрахтует ТС без водителя. Заполнять документ будет заказчик, так как его сотрудник управляет автомобилем.
Эти правила действуют для электронных и бумажных документов.
Кто проверяет путевые листы?
Путевой лист может проверить инспектор ГИБДД. Водитель должен предоставить:
Оригинал путевого листа, если документ оформлен в бумажном виде
QR-код, если был создан ЭПЛ
Важно
Если у сотрудника ГИБДД нет технической возможности для проверки ЭПЛ, он не имеет права выписывать штраф за отсутствие бумажной копии документа.
Проверить путевые листы могут сотрудники налоговой службы — они запрашивают документы напрямую у компании. Также ФНС получает данные об электронных путевых листах в ГИС ЭПД.
Формат путевых листов
Единой формы ПЛ в бумажном виде нет, поэтому компании сами разрабатывают подходящую. В путевом листе нужно указать:
Детали перевозки: информацию о водителе, ТС, маршруте
Сведения о том, что водитель прошел предрейсовый медосмотр
Показания одометра при отправлении в рейс и по возвращении из него
Формат ЭПЛ, напротив, унифицирован и утвержден приказом ФНС.
Примечание
Если по закону компания должна проводить технический осмотр ТС перед отправкой в рейс и послерейсовый медосмотр, данные о них также вносятся в документ.
Оформление путевого листа
Основные этапы заполнения документа следующие:
Лицо, ответственное за документооборот, заполняет информацию о рейсе: маршруте, автомобиле, водителе, виде перевозки и сообщения, сроке действия ПЛ
Водитель проходит медицинский осмотр. В путевой лист вносятся данные о допуске или недопуске
Компания проводит предрейсовый технический осмотр транспортного средства
Данные о состоянии автомобиля фиксируются в путевом листе
Сотрудник компании снимает показания одометра, вносит их в ПЛ
Путевой лист вручается водителю перед отправкой в рейс. Если компания оформляет ЭПЛ, QR-код со ссылкой на документ отправляется водителю на email. Ссылка также дублируется в СМС
По возвращении из рейса в путевой лист вносятся новые показания одометра
Компания проводит или организует послерейсовый медосмотр водителя, если это требуется по закону. Медицинский сотрудник вносит данные в путевой лист
Последовательность действий актуальна при оформлении документа в бумажном и в электронном виде. Основных отличий три:
При использовании ЭПД обмен информацией между участниками происходит в сервисе оператора информационной системы ЭПД (ИС ЭПД)
Лицо, ответственное за формирование ЭПЛ (диспетчер), и технический специалист подписывают разделы цифрового документа неквалифицированной электронной подписью (НЭП) из приложения Госключ или квалифицированной электронной подписью (КЭП). Медицинский работник может использовать только КЭП
Заполненный документ хранится в ГИС ЭПД и у оператора ИС ЭПД
Бумажные и электронные путевые листы имеют одинаковую юридическую силу.
Бумажные и электронные путевые листы: в чем разница
| Бумажные документы | Электронные документы | |
| Время на заполнение | Заполнение бумажных ПЛ занимает в 2-3 раза больше времени, чем ЭПЛ. Сотрудник проверяет данные вручную и может не заметить ошибку. | ЭПЛ создаются за несколько минут, а обмен информацией между участниками перевозки происходит мгновенно.
Данные проверяются в сервисе оператора ИС ЭПД, поэтому риск ошибок минимален. |
| Финансовые затраты | Для работы с путевыми листами нужно покупать бумагу и краску, оплачивать пересылку документов. | Для работы с ЭПД достаточно подключить сервис Айтиком.Логистика. Новые пользователи могут работать в сервисе бесплатно первые 3 месяца. |
| Удобство хранения | Путевые листы нужно хранить в архиве компании в течение 5 лет. | Электронный архив документов доступен в любое время и не требует физического пространства. |
Узнать больше о преимуществах работы с ЭПД в сервисе Айтиком.Логистика можно в статье.
Путевой лист: за что штрафуют надзорные органы
Законом предусмотрена ответственность за следующие нарушения:
Отсутствие путевого листа. Водителя без ПЛ ждет штраф в 500 рублей, а лицо, отвечающее за оформление документов в компании, — от 5 до 10 тысяч рублей.
Отсутствие данных в путевом листе. Если некоторые разделы документа не будут заполнены, юрлицо и должностных лиц ждут штрафы. Размер взыскания зависит от того, какие именно данные отсутствовали в ПЛ. Например, если нет отметки об обязательном медосмотре, организацию могут оштрафовать на сумму до 150 000 рублей.
Отсутствие документа во время проверки налоговой службой. Если путевой лист используется как первичный документ для подтверждения расходов, но компания не предоставляет его по запросу государственных органов, размер штрафа может достичь 30 000 рублей.
Использование ЭПД поможет избежать сложностей: сервис оператора ИС ЭПД не позволит отправить документ в государственную систему без нужных данных, а при обнаружении ошибок вернет ЭПЛ отправителю.
Как перейти на электронные путевые листы
Начните работать с ЭПЛ и оцените плюсы и минусы электронных перевозочных документов с сервисом Айтиком.Логистика. Новые пользователи могут принять участие в тест-драйве и 3 месяца работать в сервисе бесплатно. Оставьте заявку на подключение.