ЭПЛ, или электронный путевой лист — это цифровой аналог бумажного путевого листа, имеющий такое же назначение и юридическую силу.
С 2023 года любая компания может перейти на ЭПЛ, чтобы автоматизировать и ускорить рабочие процессы. Расскажем, как оформить электронный путевой лист в сервисе электронных перевозочных документов (ЭПД).
Когда необходим путевой лист
Путевой лист — привычный документ для компаний, которые осуществляют пассажирские и грузовые перевозки, передают транспортные средства с экипажем в аренду, либо сами являются арендаторами. Весь транспорт, используемый в работе, уходит в рейс вместе с путевым листом — автобусы, такси, спецтехника, служебные легковые машины.
Путевой лист нужен для контроля транспортных средств и перемещения водителей, расчета компенсации за использование личного транспорта в рабочих целях, подтверждения расходов в учете (например, на горюче-смазочные материалы).
Когда ЭПЛ станет обязательным
На данный момент применение электронных перевозочных документов добровольное.
До 1 сентября 2026 года на ЭПЛ и электронные транспортные накладные должны перейти участники оборота алкогольной продукции. Ранее называлась другая дата — 1 июня 2024 года. В конце мая вышел Федеральный закон от 29.05.2024 № 102-ФЗ, по которому бумажные перевозочные документы допускается использовать еще 2 года.
Стоит отметить, что компаниям, которые заинтересованы в своем развитии, лучше перейти на ЭПД намного раньше. Это связано с тем, что крупный бизнес активно внедряет электронные путевые листы и транспортные накладные в рабочие процессы. После перехода в цифровую среду такие компании более охотно сотрудничают с контрагентами и партнерами, у которых есть все нужное для обмена электронными документами.
Структура электронного документа
Формат электронного путевого листа был утвержден ФНС 17 февраля 2023 года (Приказ № ЕД-7-26/116 @).
ЭПЛ состоит из разделов — их называют титулами или ФОИ (файлами обмена информацией). Всего в электронном путевом листе 4 обязательных и 2 опциональных титула:
|
Номер титула |
Кто заполняет |
Какие сведения вносятся |
Какой подписью заверяется |
|
Т 1 |
Перевозчик, арендатор |
Об особенностях рейса (транспорт, водитель, вид перевозки, вид сообщения, кто заполнил ЭПЛ, срок действия листа) |
КЭП* или НЭП** Госключ |
|
Т 2 |
Штатный медработник компании, штатный медработник медицинской организации |
О результатах предсменного/предрейсового медосмотра водителя (дата и время проведения, результат, данные водителя и медработника) |
КЭП*** |
|
Т 3 опц. |
Механик или иное лицо, ответственное за обслуживание ТС |
О результатах предрейсового или предсменного технического контроля и выпуске авто на линию (дата и время техконтроля, результат, время выпуска ТС, сведения о должностном лице) |
КЭП или НЭП Госключ |
|
Т 4 |
Механик или иное лицо,ответственное за обслуживание ТС |
Показания одометра при выезде автомобиля с парковки (дата и время выезда ТС, показания одометра при выезде или приеме ТС от другого водителя) |
|
|
Т 5 |
Механик или иное лицо,ответственное за обслуживание ТС |
Показания одометра при заезде автомобиля на парковку (дата и время возвращения ТС, показания одометра при заезде на парковку или сдаче ТС другому водителю) |
|
|
Т 6 опц. |
Штатный медработник компании, штатный медработник медицинской организации |
О результатах послесменного/послерейсового медосмотра (дата и время проведения, результат, сведения о водителе и медработнике) |
КЭП |
*квалифицированная электронная подпись
**неквалифицированная электронная подпись с использованием технологии Госключ
***в соответствии с Приказом Минздрава от 30.05.2023 № 266н
Как оформить электронный путевой лист
Для работы с ЭПЛ нужно подключиться к сервису обмена электронными перевозочными документами, который предоставляет аккредитованный Минтрансом оператор ИС ЭПД. Компания Айтиком является таким оператором. Сервис Айтиком.Логистика разработан для оформления и подписания путевых листов, транспортных накладных и других ЭПД, с последующей передачей на обязательную регистрацию в государственную систему.
Также понадобятся дополнительные цифровые решения, если они не были приобретены ранее:
-
Электронные подписи для всех лиц, которые будут подписывать путевой лист. Подписи можно выпустить в Удостоверяющем центре Айтиком за 15-20 минут.
-
Машиночитаемые доверенности на представителей компании (медицинского работника, механика или другого ответственного сотрудника). Для создания любого количества МЧД разработан сервис Айтиком.Доверенности.
После подключения к Айтиком.Логистика выполняется простой вход в сервис по КЭП и настройка личного кабинета. Затем можно приступать к оформлению путевого листа. Процесс состоит из следующих этапов:
-
Перевозчик или его представитель выбирает в сервисе документ, который нужно сформировать (ЭПЛ), и вносит информацию об участниках обмена — перевозчике, медицинском работнике, а также сотруднике, ответственном за технический контроль ТС.
-
Открывается Титул 1. Перевозчик заполняет раздел, уделяя особое внимание обязательным полям:
После заполнения файл подписывается электронной подписью. -
После подписания Титула 1 в личных кабинетах медицинского работника и механика появляются задачи на заполнение Титула 2 и Титула 3 (если технический контроль предусмотрен в сценарии). Пока водитель проходит медицинский осмотр, ответственный за выпуск ТС может проверять автомобиль.
-
После подписания титулов о результате медосмотра и техконтроля, формируется Титул 4. Механик или иной ответственный работник заполняет раздел, указывает показания одометра при выезде ТС и подписывает файл. Когда файл подписан, оператор отправляет документ на регистрацию в государственную систему. Обратно в Айтиком.Логистика возвращается сформированный QR-код. Перевозчик или администратор сервиса скачивает штрих-код и передает его водителю. Код также придет на электронную почту водителя. Если в пути авто остановить инспектор, водитель показывает QR-код, который содержит в себе ЭПЛ. При необходимости инспектор может сам найти путевой лист в государственной системе по номеру автомобиля.
-
Далее формируется Титул 5. Механик заполняет файл и указывает показания одометра после того, как транспортное средство вернется на парковку. Если подписать Титул 5 раньше, то QR-код для водителя аннулируется. На этом же шаге формируется Титул 6 для медработника, если послесменный или послерейсовый медосмотр предусмотрен сценарием.
Когда все титулы подписаны, процесс создания ЭПЛ считается завершенным. Путевой лист можно в любой момент просмотреть в сервисе и скачать, а вот менять содержание разделов документа уже нельзя.
Преимущества сервиса ЭПД Айтиком.Логистика
Переход на электронные перевозочные документы с компанией Айтиком и сервисом Айтиком.Логистика имеет ряд преимуществ:
-
Подключиться к Айтиком.Логистика можно за 1 день. При желании заказчика решение можно интегрировать с информационной системой компании, в том числе с программой 1С. Интеграция занимает от 5 до 10 рабочих дней.
-
Для всех без исключения клиентов предоставляется бесплатный доступ к полнофункциональной версии сервиса на 4 месяца при подключении до 1 августа 2024 года. Компании могут начать работу с электронными перевозочными документами совершенно бесплатно, и так же бесплатно подключить к процессу своих контрагентов и партнеров.
-
Специалисты по ЭПД помогут зарегистрироваться в сервисе, обучат сотрудников работе в системе, покажут, как оформить первые путевые листы или другие документы.
-
Решение Айтиком.Логистика отличается простым и понятным интерфейсом. Запутаться или сделать что-то не так при оформлении ЭПД практически невозможно.
-
Сервис позволит значительно ускорить рабочие процессы. Если при настройке личного кабинета добавить в систему данные транспортных средств, водителей и ответственных сотрудников, то в дальнейшем эти сведения не нужно будет вносить вручную. Также доступна пакетная загрузка сведений о транспорте и водителях.
-
Наши клиенты получают постоянную консультационную и техническую поддержку по работе с ЭПД.
Хотите перейти на ЭПЛ и другие электронные перевозочные документы, подключиться к сервисам Айтиком, выпустить подписи или получить консультацию специалиста? Оставьте заявку, и мы вам перезвоним.