ЭТрН: что это, для чего нужна, как работать с электронными транспортными накладными в 2024 году

Назад

Транспортная накладная, или ТН, хорошо знакома компаниям из логистической сферы. До недавнего времени документ оформлялся только на бумаге. С 2022 года ТН и другими перевозочными документами можно обмениваться электронно. 

В 2024 году бизнес — особенно крупный — активно переходит на электронные транспортные накладные (ЭТрН) и путевые листы. Некоторые компании продолжают заполнять бумажные накладные, потому что не до конца представляют, как выглядит процесс оформления ЭТрН. На деле накладные в электронном формате формируются намного проще и быстрее, чем бумажные аналоги.

В статье расскажем: 

— Что такое ЭТрН, когда оформляется 

— Структура электронной ТН 

— Кто обязан применять электронную ТН

— Что представляют собой сервисы ЭПД 

— Как зарегистрироваться в сервисе оператора ИС ЭПД

— Как заполняется ЭТрН 

— Может ли водитель отказаться от груза 

— Где взять QR-код для инспектора ГИБДД 

— Нестандартные сценарии при работе с электронной транспортной накладной

— Что нужно для работы с ЭТрН

 

Что такое ЭТрН

ЭТрН представляет собой аналог бумажной ТН, которую грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель заполняют с ПК или мобильного устройства и подписывают электронной подписью (каждый свою часть).

ЭТрН сопровождает перевозки автомобильным транспортом, если между сторонами заключен договор оказания услуг. В документе фиксируются сведения о транспортном средстве, водителе, пункте назначения, грузе и его состоянии на момент погрузки/выгрузки, сопроводительных документах и прочем.

 

Структура электронной транспортной накладной

ЭТрН состоит из разделов, которые называются Титулы. Каждый участник взаимодействия заполняет свой раздел. 

Всего Титулов восемь, четыре из которых являются обязательными, два опциональными, и два — дополнительными. Для наглядности собрали информацию по титулам в таблицу:

Участник взаимодействия	Какой титул или титулы заполняет	Какие сведения указываются в титуле
Грузоотправитель	Т1 обязательный	​О всех участниках взаимодействия, ТС, грузе, водителе, сопроводительных документах
	Т6 опциональный	Факт хозяйственной деятельности (стоимость перевозки, порядок расчета платы, налоговая ставка, НДС и прочее)
Перевозчик / водитель	Т2 обязательный	О состоянии груза в момент приемки для перевозки
	Т4 обязательный	О передаче груза грузополучателю
Перевозчик	Т5 опциональный	Факт хозяйственной деятельности (стоимость перевозки, порядок расчета платы, налоговая ставка, НДС и прочее)
	Т7 дополнительный	Об изменении пункта назначения или грузополучателя
	Т8 дополнительный	О замене водителя или транспорта
Грузополучатель	Т3 обязательный	О приемке, состоянии груза, обстоятельствах выгрузки

Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель подписываю титулы квалифицированной электронной подписью (КЭП) или неквалифицированной подписью (НЭП) с применением технологии Госключ. 

По желанию перевозчика водитель может подтверждать факт приемки/выгрузки груза простой электронной подписью. После подтверждения перевозчик подписывает Титулы 2 и 4 электронной подписью.

 

Для кого применение ЭТрН обязательное

В настоящий момент участники грузоперевозок могут применять бумажные или электронные транспортные накладные.

Ожидалось, что к лету 2024 электронная товарно-транспортная накладная будет обязательна для участников оборота алкогольной продукции. В конце мая 2024 года Президент РФ подписал Федеральный закон № 102-ФЗ, по которому бумажные ТТН допускается использовать до 1 сентября 2026 года. 

Несмотря на то, что точные сроки обязательного применения ЭТрН еще не обозначены, многие компании оформляют электронные ТН и путевые листы. Переход на ЭТрН и другие электронные перевозочные документы (ЭПД) особенно актуален для логистических, экспедиционных и транспортных компаний.

 

Сервис ЭПД для ЭТрН

Для работы с ЭТрН понадобится сервис электронных перевозочных документов. Напомним, как появился на рынке данный инструмент.

По стратегии цифровизации транспортной отрасли, утвержденной Правительством, все перевозочные документы необходимо постепенно перевести в цифровую среду. Для этих целей была разработана отдельная информационная система — ГИС ЭПД, — куда передаются все электронные документы через аккредитованных Минтрансом операторов. Операторы предоставляют специальные инструменты для работы с ЭПД, чтобы представители транспортной отрасли могли формировать, подписывать, отправлять друг другу и в ГИС ЭПД электронные транспортные накладные, путевые листы и другие ЭПД.

Айтиком разработала удобный сервис Айтиком.Логистика. Компания внесена в реестр операторов ЭПД.

 

Регистрация в сервисе электронных перевозочных документов

Для работы с ЭТрН компании выбирают оператора и подключаются к сервису ЭПД. После подключения в личном кабинете выполняется ряд настроек.  Покажем, как происходит регистрация в сервисе ЭПД на примере решения Айтиком.Логистика.

Регистрация в сервисе Айтиком.Логистика состоит из трех шагов:

1. Вход по квалифицированной электронной подписи (КЭП). В сервис заходит руководитель компании с использованием электронной подписи. Вход и регистрацию также может осуществить менеджер Айтиком — для этого нужно предоставить карточку организации или ИП (с реквизитами).

2. Активация сервиса. Процесс активации предельно прост:

3. Добавление сотрудников и информации о транспортных средствах. В сервис можно пригласить всех ответственных сотрудников, наделить их необходимыми правами, указать должности. Также лучше сразу заполнить сведения о транспорте. В дальнейшем при  оформлении ЭТрН эти данные не нужно будет вносить вручную. В Айтиком.Логистика реализована возможность пакетной загрузки сведений о сотрудниках и транспорте.

Сервис готов к работе — можно приступать к созданию ЭТрН.

 

Оформление электронной транспортной накладной

Процесс оформления ЭТрН также представляем на примере Айтиком.Логистика. Все действия в сервисе выполняются последовательно, поэтому запутаться в порядке заполнения титулов невозможно.

При стандартном сценарии процесс создания ЭТрН запускает грузоотправитель, который:

• выбирает документ для заполнения — в нашем случае это ЭТрН
• заполняет поля с участниками процесса, где указывает данные грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя
• завершает задачу

На этом подготовительный этап заканчивается. В сервисе появляется задача на создание Титула 1. Далее:

• Грузоотправитель заполняет свой титул — вносит сведения об авто, грузе, подписанте, водителе. Грузоотправитель подписывает титул КЭП, после чего на стороне перевозчика появляется задача на приемку груза к перевозке. При заполнении Титула 1 важно указать корректный номер водителя ТС — именно на него придет ссылка для подтверждения приемки и выгрузки груза.
• Перевозчик проверяет информацию, выбирает подписанта и нажимает ОК. После того, как водитель подтвердит факт получения груза простой электронной подписью (по ссылке в смс), перевозчик подписывает титул КЭП.
• Грузополучатель видит в сервисе задачу на заполнение титула о приеме груза от перевозчика. Как только перевозчик сдает груз, грузоотправитель оформляет титул и подписать его КЭП.
• Перевозчик заполняет и подписывает титул о факте выдачи груза после того, как грузополучатель примет груз и водитель это подтвердит. 

Все обязательные поля выделены цветной заливкой. Система подскажет, если какое-то из обязательных полей окажется незаполненным.

Важно. При оформлении титулов ЭТрН в сервисе Айтиком.Логистика можно добавить подписанта и сразу внести данные МЧД — что очень удобно, когда файл подписывает представитель компании.

На последнем этапе грузоотправитель и перевозчик заполняют и подписывают титулы о факте хозяйственной деятельности (при желании). При заполнении данных титулов ЭТрН можно использовать в качестве первичного учетного документа.

Процесс ЭТрН считается завершенным. Все титулы остаются доступными в сервисе для просмотра и скачивания, но уже без возможности внесения в них изменений. 

Оператор ИС ЭПД передаст правильно оформленную накладную в государственную систему, а также вернет участнику обмена файл на исправление в случае некорректного заполнения.

 

Может ли водитель отказаться от груза

Водитель может отказаться от погрузки по разным причинам — например, если груз поврежден, или его масса значительно отличается от заявленной. В этом случае водитель переходит по ссылке (которая приходит ему на смартфон после заполнения ЭТрН перевозчиком) и указывает, что не принял груз. Данная информация сразу отобразится в титуле перевозчика. Перевозчику нужно будет подтвердить отказ, чтобы завершить задачу и процесс оформления ЭТрН.

 

Когда формируется QR-код для водителя

После того, как водитель подтвердит факт приемки груза у грузоотправителя, перевозчик подписывает свой титул электронной подписью. Далее в ГИС ЭПД формируется QR-код, который становится доступен для скачивания в сервисе оператора ИС ЭПД — в нашем случае в сервисе Айтиком.Логистика. Перевозчик скачивает код и отправляет его водителю на телефон. Если водителя остановит наряд ДПС, то инспектор отсканирует QR и проверит транспортную накладную.

Если произойдет форс-мажор — например, у водителя разрядится или сломается смартфон, — то инспектор зайдет в систему ГИС ЭПД и найдет нужную ЭТрН по номеру авто.

 

Нестандартные сценарии при работе с ЭТрН

При работе с ЭТрН настраиваются те же сценарии, что и при использовании бумажной ТН. Отказ от груза, переадресовка, изменение транспортного средства — все эти опции доступны в сервисе Айтиком.Логистика. 

Процесс создания ЭТрН может запустить и перевозчик — если груз перевозится с привлечением экспедитора или иного посредника (например, 3PL оператора).

 

Что нужно для перехода на электронные ТН

Для работы с ЭТрН необходимо:

• подключиться к сервису ЭПД Айтиком.Логистика
• выпустить электронные подписи для подписания файлов обмена
• сформировать машиночитаемые доверенности на представителей (сотрудников), чтобы они могли подписывать электронные ТН от имени компании 
• зарегистрироваться в сервисе ЭПД и настроить личный кабинет

Желательно, чтобы все участники обмена были подключены к одному сервису ЭПД.  В настоящий момент ведутся работы по настройке роуминга, но пока неизвестно, когда они будут завершены. Роуминг позволит участникам взаимодействия работать ЭПД, даже если они пользуются разными сервисами.

 

Когда вводить ЭТрН в рабочие процессы

Переход на ЭТрН и другие ЭПД лучше осуществить заранее. Пока не определен срок обязательного применения электронных документов в транспортной сфере, у компаний есть возможность:

• ввести ЭПД в бизнес-процессы постепенно — без стресса и спешки;
• реализовать совместно с оператором ИС ЭПД проект любой сложности — например, интегрировать сервис ЭПД со своей учетной системой или внедрить нестандартные сценарии работы с перевозочными документами; 
• произвести необходимые настройки и корректировки, обучить сотрудников;
• протестировать функционал сервиса ЭПД бесплатно 3 месяца — такую возможность предоставляет Айтиком.

Выгоднее всего переходить на ЭТрН с оператором, который предлагает комплекс продуктов и услуг для работы с электронными документами.

Компания Айтиком — это оператор ИС ЭПД, ЭДО, МЧД, аккредитованный Удостоверяющий центр, а также интегратор и поставщик собственных решений для бизнеса. Специалисты Айтиком помогут:

• подключиться к сервису ЭПД Айтиком.Логистика — в том числе интегрировать сервис с информационной системой компании или 1С
• получить или продлить электронные подписи в день обращения
• выпустить электронные подписи на сотрудников компании прямо на рабочем месте через сервис Корпоративный Удостоверяющий центр  
• оформить любое количество МЧД быстро и без ошибок в сервисе Айтиком.Доверенности
• приобрести сопутствующие продукты — например, защищенный носитель электронной подписи и КриптоПро

Оказываем консультационную и техническую поддержку, обучаем работе в сервисах ЭПД, МЧД и Корпоративный Удостоверяющий центр. 

Хотите начать пользоваться ЭТрН, получить разовую услугу или комплекс решений для вашего бизнеса? Оставьте заявку — мы вам перезвоним.

 

Оставить заявку