В текущем году сотрудники больше не смогут подписывать документы от лица организации или ИП электронной подписью сотрудника. При электронном взаимодействии нужно будет применять свою личную ЭП физлица и прикреплять к подписанному документу машиночитаемую доверенность (далее – МЧД).
МЧД – электронный аналог бумажной доверенности, – уже используют многие компании и отмечают простоту, удобство и преимущества данного решения. С 1 сентября 2023 г. использование МЧД станет обязательным для всех сотрудников и представителей юридических лиц и ИП в соответствии с поправками в закон № 63-ФЗ «Об электронных подписях».
Наша компания присоединилась к эксперименту по обмену МЧД через цифровую платформу распределенного реестра (далее – ЦПРР) блокчейн ФНС и стала оператором одного из узлов ЦПРР. Специалисты ITCOM разработали удобный сервис управления МЧД Айтиком.Доверенности, в котором можно создавать, регистрировать, проверять и хранить доверенности. Будут доступны и такие функции, как импорт, экспорт, контроль срока действия и др.
Что представляет собой сервис управления МЧД от ITCOM
Сервис управления МЧД Айтиком.Доверенности является SaaS решением. Это облачная модель предоставления программного обеспечения, когда все данные хранятся на удаленных серверах, а пользователи имеют к ним доступ через специальный сервис или приложение. Данный сервис интегрирован с узлом ЦПРР ITCOM.
На кого рассчитан
Сервис подходит для всех видов отношений в части создания доверенностей, которые не требуют нотариального подтверждения – B2B, B2C, B2G, C2C.
Ограничений по размеру бизнесу и сферам деятельности нет. Сервис станет надежным помощником как для одиноких ИП, так и для крупных холдингов. Особенно будет удобен для компаний с большим штатом и территориальными подразделениями, когда в работу с доверенностями вовлечено много лиц и важно прослеживать действия сотрудников и централизованно управлять МЧД.
Отличительные особенности
Помимо основного функционала – создание, регистрация, проверка, хранение МЧД, – у сервиса есть ряд особенностей:
- Наличие ролевой модели для подключения к управлению доверенностями ответственных сотрудников компании и присоединения к сервису представителей с целью автоматизации ввода данных при создании МЧД.
- Настройка связей между организациями для обеспечения доступа к МЧД на уровне холдинга.
- Возможность импорта доверенностей, выпущенных другими узлами ЦПРР ФНС для обеспечения возможности управления всеми доверенностями из «единого окна».
- Поддержка усовершенствованных подписей, позволяющих оставлять штамп времени при подписании МЧД доверителем.
- Наличие API для интеграции с информационными системами компании.
Также в сервисе реализованы механизмы подтверждения фактов регистрации доверенностей и приема заявлений на отмену МЧД.
Форматы МЧД
В сервисе поддерживаются формат Минцифры для коммерческого взаимодействия хозяйствующих субъектов (002) и формат ФНС (5.01).
В скором времени планируем обеспечить поддержку единого формата Минцифры (003).
Хранение МЧД
Машиночитаемые доверенности, созданные в нашем сервисе, хранятся в ЦПРР ФНС. В самом сервисе Айтиком.Доверенности хранятся обновляемые данные МЧД, которые были созданы в сервисе или импортированы в него. Все доверенности доступны в режиме 24/7.
Из сервиса в любой момент можно экспортировать МЧД в виде архива с файлом доверенности и подписи, либо PDF файл для печатной версии МЧД.
Выбор и проверка полномочий
При создании МЧД пользователь выбирает полномочия из справочников Федеральных органов исполнительной власти, размещенных в ФГИС ЕСНСИ – Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 856. Исключение – классификатор полномочий для B2B взаимодействия, который еще находится в разработке у Минцифры. Его публикация в Единой системе нормативной справочной информации ожидается в ближайшее время. Пока полномочия для B2B можно указывать в человекочитаемом виде в специальном текстовом поле.
Проверка полномочий, как правило, осуществляется в системах ЭДО при поступлении входящих документов и при их создании.
Проверка МЧД
В сервисе доступна возможность быстрой проверки статуса и срока действия любой МЧД, зарегистрированной в ЦПРР ФНС, а также экспорт любой доверенности на основании предоставленного пользователем номера доверенности и ИНН доверителя.
Созданные в сервисе или импортированные в него МЧД ежедневно обновляются, что гарантирует отображение актуального статуса по каждой МЧД.
Штамп времени
В момент подписания МЧД усовершенствованной подписью формата CAdES T и выше модуль подписания, интегрированный в сервис управления доверенностями Айтиком.Доверенности, будет обращаться в нашу собственную службу доверенного времени для формирования штампа. После формирования штамп времени будет включен в файл подписи. Данный функционал уже реализован в сервисе Айтиком.Доверенности.
Отмена МЧД
Для отмены доверенности в сервисе нужно зайти в режим просмотра и кликнуть по кнопке «Отменить». После чего будет сформировано заявление на отмену МЧД, которое пользователю необходимо подписать ЭП и отправить в ЦПРР ФНС на регистрацию.
Создание МЧД передоверия
В сервисе реализовано передоверие от одного юридического лица другому. В теле МЧД необходимо будет указывать данные начальной и конечной доверенностей для построения цепочки передоверия.
Обработка персональных данных
Для работы в сервисе Айтиком.Доверенности требуется авторизация с помощью сертификата КЭП, поэтому мы становимся оператором обработки персональных данных пользователей. Согласие на обработку персональных данных запрашивается до момента авторизации в сервисе МЧД.
Важно. Лицо, создающее доверенность, должно получить от включаемых в состав доверенности лиц согласие на передачу их персональных данных третьей стороне.
Запуск сервиса управления МЧД Айтиком.Доверенности
На данный момент сервис МЧД Айтиком.Доверенности уже запущен. До 1 августа 2023 года сервис доступен любому пользователю без ограничений функционала абсолютно бесплатно. После промо-периода доступ в сервис и все созданные в нем или импортированные в него МЧД сохранятся, но с рядом ограничений по функционалу, подробно описанных в самом сервисе на вкладке тарифов организации доверителя.
Также уже сейчас возможно приобретение лицензий, которые начнут свое действие сразу после окончания промо-тарифа. Это позволит продолжить использование сервиса без ограничений функционала.
Обеспечим клиентам плавный переход на работу с МЧД
Сервис управления МЧД Айтиком.Доверенности полностью готов к интеграции с системами электронного документооборота посредством API. Мы приветствуем подобные намерения и готовы оказывать всю необходимую консультационную поддержку и своевременное развитие методов API по необходимости.
Кроме того, при разработке сервиса МЧД наши специалисты постарались максимально автоматизировать процесс заполнения форм доверенностей. К примеру, пользователи нашего сервиса по выпуску ЭП после получения сертификата электронной подписи автоматически получат видимость данных по своим сотрудникам в сервисе по управлению МЧД.
Приглашаем всех заинтересованных лиц к сотрудничеству и использованию нашего сервиса управления машиночитаемыми доверенностями.
