С 1 сентября 2025 года в сфере логистики алкогольной продукции начался переход на электронный документооборот (ЭДО). Это часть системного внедрения электронных перевозочных документов (ЭПД), в том числе электронных транспортных накладных (ЭТрН). Рассказываем о сроках перехода, дате обязательного использования ЭТрН и преимуществах ЭПД.
Почему процесс начался 1 сентября
Регуляторы планировали внедрение ЭПД для участников оборота алкогольной продукции с 1 июня 2024 года в соответствии с законом № 433-ФЗ от 30.11.2024, но компании оказались не готовы. Срок сдвинули на сентябрь 2025 года.
После наступления указанной даты перевозчикам алкогольной продукции следует перевести документооборот в цифровой формат и со временем полностью перейти на ЭТрН. С 1 сентября 2025 года и до окончания переходного периода все еще можно использовать бумажные накладные наравне с ЭТрН. Регуляторы дают компаниям время для адаптации, внедрения необходимых сервисов, обучения сотрудников и тестирования ЭПД.
Когда использование ЭТрН станет обязательным
С 1 марта 2027 года бумажные накладные перестанут принимать, и перевозчики будут обязаны использовать только ЭТрН. В соответствии с ч. 2 ст. 14.16 КоАП, транспортировку спиртосодержащей продукции без электронных накладных начнут квалифицировать как незаконный оборот алкоголя.
Предусмотрены штрафы:
- Для юрлиц — от 200 до 300 тысяч рублей
- Для должностных лиц — от 10 до 15 тысяч рублей
В обоих случаях продукцию конфискуют.
Следует также учитывать, что неиспользование ЭТрН с 1 марта 2027 года может привести к задержкам при оформлении грузов, погрузке и разгрузке, срыву сроков. Перевозчик рискует выпасть из логистической цепочки и потерять клиентов.
Зачем переходить на ЭТрН уже сейчас
Чтобы компания-перевозчик успела внедрить в инфраструктуру все необходимые программы, сервисы, настроить их, подготовить сотрудников.
Также работа с ЭТрН имеет преимущества, и бизнес от этого только выигрывает:
- оформление документов проходит в 2 раза быстрее
- ЭПД доступны круглосуточно в сервисе — можно в любой момент посмотреть и скачать нужный файл
- сотрудники не допустят ошибок в оформлении — сервисы для работы с ЭПД проверяют документы при передаче в ГИС ЭПД
- обеспечивается высокоскоростной и безопасный обмен электронными накладными
- фирмы не расходуют бюджет на бумагу, обслуживание принтеров, краску
Крупные торговые сети используют ЭПД и выбирают таких же перевозчиков. Соответственно, у транспортных компаний, перешедших на ЭТрН, возникает конкурентное преимущество. Логистика становится прозрачной, работа — простой, понятной и быстрой.
Как начать работу с ЭТрН
Для использования электронных накладных бизнесу нужно:
- Заключить договор с оператором ИС ЭПД и подключиться к сервису ЭПД.
- Выпустить квалифицированную электронную подпись (КЭП) для генерального директора, чтобы зарегистрироваться в сервисе ЭПД и добавить сотрудников. Кроме того, КЭП физлица понадобится всем работникам, которые подписывают ЭПД.
- Выпустить неквалифицированные электронные подписи (НЭП) грузоперевозчикам, получателям и отправителям, если для подписания отдельных титулов решено использовать этот вид ЭП (некоторые разделы ЭПД можно подписывать как КЭП, так и НЭП).
- Подключить сервис управления машиночитаемыми доверенностями (МЧД) — например, Айтиком.Доверенности. МЧД нужны для подтверждения полномочий сотрудников, подписывающих документы.
Если компания работает с решением 1С: УАТ, можно использовать встроенные функции для автоматизации создания, подписания и обмена перевозочными документами. Сервис ЭПД доступен в различных конфигурациях 1С.
Чтобы процесс перехода на ЭПД стал удобнее, предлагаем новым клиентам бесплатный доступ к полнофункциональной версии сервиса Айтиком.Логистика на 3 месяца. Кроме того, в ITCOM Академии разработали специальный курс для легкой адаптации ваших сотрудников к работе с электронными документами.
Начните работать с ЭТрН в сервисе Айтиком.Логистика. Все решения и услуги для внедрения ЭПД доступны в едином окне.