Сокращения, используемые в статье:
Электронные перевозочные документы — ЭПД
Электронная транспортная накладная — ЭТрН
Квалифицированная электронная подпись — КЭП
Неквалифицированная электронная подпись — НЭП
Договор на транспортно-экспедиторское обслуживание — ТЭО
Государственная информационная система электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД
С 2022 года компании из логистической сферы могут использовать электронные транспортные накладные наравне с бумажными. Порядок заполнения ЭТрН во многом зависит от выбранного сценария перевозки. Подробности — в нашей статье.
От чего зависит выбор сценария работы с ЭТрН
Основной критерий — количество участников процесса перевозки и их роли. В заполнении ЭТрН принимают участие 3 стороны:
- Отправитель груза
- Перевозчик
- Получатель груза
Однако зачастую это разделение условно: например, если товары доставляются на основании договора с перевозчиком между филиалами организации, то отправителем и получателем груза будет одно и то же юридическое лицо. Чтобы избежать путаницы и ошибок при заполнении ЭТрН, при работе используются разные сценарии.
Чтобы сделать работу с накладными удобнее, в сервисе Айтиком.Логистика реализована проверка данных и подсветка полей, обязательных для заполнения.
Базовый сценарий
Стандартный сценарий работы применяется, если в процессе транспортировки участвуют только 3 стороны:
- Грузоотправитель
- Перевозчик
- Грузополучатель
В процессе работы с ЭТрН участники заполняют предназначенные для них Титулы (разделы), а затем заверяют их КЭП или НЭП Госключ.
В рамках стандартного сценария работы с ЭТрН:
-
Грузоотправитель формирует накладную и вносит сведения в Титул 1.
-
Перевозчик подтверждает факт получения товаров и заполняет Титул 2. Водитель может подтвердить получение груза по ссылке, которая отправляется на его телефон.
-
Грузополучатель осуществляет приемку и подтверждает это в Титуле 3.
-
Перевозчик вносит данные в Титул 4. На этом заполнение ЭТрН завершается.
Сценарий 2
Владелец груза заключает договор ТЭО с экспедитором, который становится грузоотправителем и берет на себя все задачи по организации доставки.
Экспедитор формирует документ и заполняет Титул 1. В данных грузоотправителя указывается признак «Является экспедитором», а в ЭТрН дополнительно вносится информация о заказчике перевозки. В остальном порядок работы не отличается от стандартного сценария.
Сценарий 3
Владелец заключает договор ТЭО со сторонней компанией. Экспедитор сначала организует доставку груза на склад временного (ответственного) хранения, а затем конечному получателю. По такому сценарию обычно работают крупные логистические компании.
Этот сценарий предполагает оформление двух ЭТрН:
-
Грузовладелец заключает договор ТЭО. Компания-экспедитор начинает работу с первой ЭТрН, берет на себя роль грузоотправителя и грузополучателя, назначает ответственного для доставки товаров на склад или в распределительный центр.
-
Экспедитор формирует второй ЭТрН, в котором он выступает грузоотправителем, а конечный покупатель — грузополучателем. Схема заполнения накладной совпадает со сценарием 2.
Сценарий 4
Транспортировку организует владелец груза. В ходе перевозки требуется заменить транспортное средство или водителя.
Порядок действий таков:
-
Грузоотправитель вносит данные в Титул 1.
-
Перевозчик заполняет Титул 2 при отправке первого водителя в рейс. Когда происходит передача эстафеты, в Титул 8 ЭТрН нужно внести данные нового водителя и/или ТС.
-
Грузополучатель принимает товары, подписывает Титул 3.
-
Перевозчик заполняет Титул 4.
Для заполнения данных о водителе и ТС в сервисе Айтиком.Логистика открывается дополнительное окно:
Сценарий 5
Грузовладелец обеспечил доставку товаров, но получатель не смог или отказался принять груз. Товары возвращаются туда, откуда прибыли.
В этом случае первые два Титула ЭТрН заполняются по базовому сценарию, после чего процесс меняется:
-
Грузополучатель вносит в Титул 3 сведения о невозможности принять груз.
-
Перевозчик подписывает Титул 4.
-
ЭТрН передается грузоотправителю, который становится новым грузополучателем. На этом этапе заполняется Титул 9, в который вносится указание о переадресации.
-
Когда перевозчик возвращает товар грузоотправителю, ему нужно внести данные в Титул 7 ЭТрН.
-
Грузополучатель и перевозчик заполняют Титулы 3 и 4 соответственно.
Сценарий 6
Грузовладелец обеспечил доставку товаров, но получатель отправил уведомление о частичной приемке. Грузоотправитель принимает решение о переадресации оставшихся товаров новому грузополучателю.
В ЭТрН Титулы 1 и 2 заполняются по базовому сценарию, в Титул 3 вносится информация о частичной приемке груза, перевозчик заполняет Титул 4. После этого:
-
ЭТрН возвращается грузоотправителю, который указывает нового грузополучателя. Последний заполняет Титул 9 с указанием о переадресации.
-
ЭТрН поступает перевозчику, который заполняет Титул 7 и доставляет груз новому получателю.
-
Новый грузополучатель и перевозчик заполняют Титулы 3 и 4 соответственно и завершают работу с ЭТрН.
Сценарий 7
Экспедитор доставляет товары на склад для кросс-докинга, перегружает на различные транспортные средства и развозит грузополучателям.
Сценарий требует оформления нескольких ЭТрН. Первый документ сопровождает перевозку на основном транспортном средстве до склада. Отправителем и получателем груза в ЭТрН1 выступает экспедитор. Порядок работы таков:
-
Грузополучатель вносит данные в Титул 1, в котором указывает информацию о заказчике и первом перевозчике.
-
Перевозчик заполняет Титул 2.
-
Грузополучатель вносит сведения в Титул 3 при получении товаров.
-
Перевозчик подписывает Титул 4 и завершает заполнение первой накладной.
Когда работа с ЭТрН1 закончена, экспедитору нужно оформить последующие накладные в зависимости от количества конечных точек и автомобилей. После этого документ передается перевозчикам и получателям по стандартному сценарию.
Сценарий 8
Грузополучатель забирает приобретенный товар со склада владельца и нанимает для этого перевозчика.
В этом сценарии услуги перевозчика заказывает покупатель, который становится одновременно отправителем и получателем товаров. Лицо, формирующее ЭТрН и заполняющее Титул 1, должно быть отражено в договоре доставки. После этого сценарий не отличается от стандартного.
Сценарий 9
Перевозка осуществляется между складами или филиалами одной компании с привлечением сторонней транспортной компании.
Когда внутренняя транспортировка осуществляется сотрудниками компании, оформлять электронную транспортную накладную не нужно. Однако при привлечении сторонних перевозчиков электронная транспортная накладная требуется всегда. Несмотря на то, что отправителем и получателем груза выступает одно юридическое лицо, сценарий работы с ЭТрН в этом случае совпадает с базовым.
Сценарий 10
Товары, подлежащие перевозке, требуют особых условий хранения и/или транспортировки.
Порядок действий аналогичен стандартному сценарию, однако в Титуле 1 грузоотправитель указывает дополнительную информацию об условиях для перевозки товаров.
Для заполнения сведений о грузе в Айтиком.Логистика открывается дополнительное окно:
Сценарий 11
Товары, подлежащие перевозке, необходимо регистрировать не только в ГИС ЭПД, но и в других информационных системах.
В этом случае также применяется стандартный сценарий, однако грузоотправитель вносит в Титул 1 сведения о всех информационных системах, в которые должны поступить данные о грузе и транспортировке.
Работа с ЭТрН в сервисе Айтиком.Логистика
Сервис Айтиком.Логистика поддерживает все перечисленные в статье сценарии. После заполнения каждого Титула документ автоматически направляется следующему участнику перевозочного процесса. Кроме того, на каждом этапе выполняется проверка внесенных данных и их сверка с ранее заполненными Титулами.
Чтобы оценить возможности сервиса Айтиком.Логистика, оставьте заявку — наш менеджер свяжется с вами в рабочее время.