Участие в тендерах – выгодное решение для любой организации. Во-первых, при правильной стратегии вы получаете реальную возможность победить и получить неплохую прибыль. Во-вторых, это хороший способ для молодой компании заявить о себе и найти бизнес-партнеров. Поэтому вопросом о том, как выиграть тендер, задается любой перспективный руководитель.
Однако, многие компании так и не решаются подавать заявку. Для этого находят разные причины:
- везде все схвачено;
- негде найти специалистов, которые этим займутся;
- сложно оформлять документы и т. п.
Поэтому участие в тендерах часто откладывают с формулировкой: «вот станем солидной организацией и попробуем». А ведь тендер – это хороший шанс, как раз, для молодой компании. Он поможет создать и укрепить отличную репутацию, а еще заработать деньги на крупном заказе.
Где и как найти тендер?
Тендеры проводят 8 федеральных и несколько сотен коммерческих сайтов. Самый крупный среди государственных порталов – Автоматизированная система торгов «Сбербанк-АСТ» и Уральская ЭТП. Также существуют ресурсы, ориентированные на поиск и выбор тендеров.
Самое важное для участия в таких конкурсах — найти подходящего заказчика. Участвовать сразу в десятках аукционов для большинства компаний (особенно молодых) невозможно. Поэтому к выбору желательно подходить очень серьезно. Чтобы принять решение, советуем учитывать:
- какие тендеры уже проводил заказчик;
- кто и сколько раз побеждал в них;
- выполнены ли обязательства перед предыдущими исполнителями.
Вам также стоит оценить возможности своей компании:
- финансовые – придется потратить некоторую сумму для подготовки к конкурсу и исполнения заказа;
- трудовые – предстоит оформить нужные документы, сделать презентацию своего предложения, найти ресурсы для исполнения заказа.
Важно определить, есть ли в вашей компании нужные средства и сотрудники с подходящей квалификацией или стоит обратиться в стороннюю организацию.
Перед участием в конкурсе
Прежде чем оформлять документы и подавать заявку, внимательно проанализируйте информацию, которую предоставил заказчик:
- проект гос. контракта
- технические задания;
- сметы и т. п.
Недостаточно их быстро просмотреть. Чтобы определить, как победить в тендере, стоит оценить каждый пункт и сопоставить со своими возможностями.
Если у вас появились вопросы, вы можете обратиться к заказчику (ведь он мог оформить документы с ошибками или формально).
Запрос необходимо отправлять не позже, чем за 5 дней до окончания сроков приема заявок. Всего можно отравить до 3-х запросов. Вам должны ответить в течение 2-ух суток. Если заказчик этого не сделал, можно подавать жалобу в ФАС.
Особенности оформления документов
Законодательство определяет минимальный перечень документов, которые нужно предоставить в отсканированной или электронной форме, (если сканируете копии документов, они должны быть заверены нотариусом):
- заявка;
- сведения о компании-кандидате (наименование, ИНН, физический адрес);
- учредительные документы, Устав, свидетельство о регистрации юр. лица, свидетельство о постановке на налоговый учет;
- информацию о сотруднике (или нескольких) с полномочиями действовать от имени компании-заявителя, (например, нотариально заверенная доверенность или приказ о назначении на должность);
- выписка из ЕГРЮЛ, оформленная не больше чем за 15 суток до отправления заявки (ИП берут аналогичную бумагу из ЕГРИП);
- банковская гарантия (если не вносите деньги на обеспечение заявки);
- копии бух.отчётности за 3 последних отчетных периода с отметкой из налоговой;
- все нужные бумаги, которые подтверждают, что вы соответствуете требованиям заказчика.
Иногда могут потребоваться дополнительные документы. Например, заказчик может запросить:
- справку из налогового органа об отсутствии задолженности;
- сканы сертификатов и дипломов сотрудников, которые будут выполнять заказ;
- декларации соответствия на товар и пр.
Подавать заявку можно только если ваша компания получила цифровую подпись и прошла аккредитацию на данной электронной площадке.
Механизм проведения торгов
Каждый конкурс имеет свои сроки приема заявок, которые нередко зависят от планируемой суммы контракта. Обычно на это отводят 2-3 недели. Пока срок приема не закончился, вы можете отозвать свое заявление или внести корректировки в пакет документов. После регистрации заявления вы получите уведомление.
Желающим знать, как выиграть тендер на услуги, важно не упустить еще один момент: правильная презентация компании. Заказчик может так заинтересоваться вами, что не ограничится только рассмотрением документов, а захочет узнать больше о вашей фирме и преимуществах сотрудничества. Поэтому желательно иметь уже готовую презентацию, где представлены:
- видеоматериалы;
- факты о компании;
- инфографика.
Демонстрация должна быть небольшой и эффектной. Главное, чтобы заказчик мог составить полное и положительное мнение о фирме всего за несколько минут.
Когда срок сбора заявок заканчивается, тендерная комиссия рассматривает их 2-3 дня. Если ваша компания победила, вы получите уведомление об этом и приглашение подписать контракт в течение 10 дней. Проигравшим участникам тоже присылают письма с приглашением почувствовать в следующий раз.
Какие бывают «подводные камни» и как их обходить
Проведение тендеров в России имеет свои правила, а, порой, и «подводные камни», о которых стоит знать, если вы рассчитываете не только принять участие, но и выиграть.
Несмотря на жесткий контроль со стороны ФАС, некоторые заказчики допускают нарушение законов. Например, бывают такие «подводные камни»:
- прописывание условий под конкретного исполнителя;
- отсутствие четких требований для сокращения числа заявителей;
- установление завышенных и даже невыполнимых требований и пр.
Вовремя определить мошенников можно с помощью экспертов, которые профессионально занимаются сопровождением участия в тендерах. Но даже неопытного в этих вопросах человека, должны насторожить следующие моменты:
- нет четкой информации о заказчике и его требованиях;
- «скрытый» механизм выбора без конкретики;
- слишком короткие сроки исполнения;
- слишком специфические условия (как будто прописаны для конкретного исполнителя).
А если вы действительно нацелены победить, стоит также принять во внимание некоторые советы, которые пригодятся на разных этапах конкурса:
- постарайтесь связаться с лицами, ответственными за тендер. Всегда полезно личное общение с ними, благодаря которому можно выяснить плюсы и минусы, на которые обращают внимание;
- перед общением с заказчиками, проработайте речь и подготовьте ответы на возможные вопросы;
- если в конкурсном отборе предусмотрено несколько этапов, можно предусмотреть небольшой процент для торга;
- для начала попробуйте поучаствовать в небольшом тендере – при небольших суммах реже встречаются нечестные махинации и такие заказы помогают отточить конкурсную практику;
- желательно не устанавливать цену, которая намного ниже обычной – об этом могут узнать ваши клиенты.
Если вы участвовали, но не выиграли в конкурсе, запросите у заказчика информацию о предложении победителя с перечнем его преимуществ по сравнению с вашим – это поможет определить возможные недостатки.
Отметим, что в каждом случае бывают свои сложности, разрешить которые порой могут только подготовленные специалисты.
Что такое полное тендерное сопровождение и почему это выгодно
При правильном подходе выигрыш тендера может принести немалый доход компании. Более того, вы получаете опыт, благодаря которому, в дальнейшем, такие заказы могут стать важным способом доходов. Для многих молодых фирм это едва ли не единственный способ получить крупный заказ.
К сожалению, далеко не все юридические тонкости участия в тендерах четко и понятно описаны в нормативных актах. Более того, на практике приходится сталкиваться с огромным количеством сложностей из-за неправильных действий заказчиков и самих участников.
Поэтому появилась такая важная и востребованная услуга, как тендерное сопровождение. Благодаря ему, вы можете получить ценные навыки и обыграть конкурентов.
Полное тендерное сопровождение помогает:
- выбрать подходящие тендеры со всесторонним анализом;
- быстро и без проблем оформить документы в соответствии с законодательством;
- устранить все возможные недостатки компании-кандидата;
- определить мошенников и не тратить на них время и силы;
- грамотно сформулировать и подать жалобы в ФАС или запросы на разъяснение документации.
За многолетнюю практику тендерного сопровождения в разных регионах России, наша компания выработала эффективную стратегию победы в государственных и коммерческих конкурсах. Предлагаем вам также ознакомиться с нашей услугой по удаленной регистрации ООО, выпуску ЭЦП для СМЭВ.