Как выиграть тендер

Участие в тендерах – выгодное решение для любой организации. Во-первых, при правильной стратегии вы получаете реальную возможность победить и получить неплохую прибыль. Во-вторых, это хороший способ для молодой компании заявить о себе и найти бизнес-партнеров. Поэтому вопросом о том, как выиграть тендер, задается любой перспективный руководитель.

Однако, многие компании так и не решаются подавать заявку. Для этого находят разные причины:

• везде все схвачено;
• негде найти специалистов, которые этим займутся;
• сложно оформлять документы и т. п.

Поэтому участие в тендерах часто откладывают с формулировкой: «вот станем солидной организацией и попробуем». А ведь тендер – это хороший шанс, как раз, для молодой компании. Он поможет создать и укрепить отличную репутацию, а еще заработать деньги на крупном заказе.

Где и как найти тендер?

Тендеры проводят 8 федеральных и несколько сотен коммерческих сайтов. Самый крупный среди государственных порталов – Автоматизированная система торгов «Сбербанк-АСТ». Также существуют ресурсы, ориентированные на поиск и выбор тендеров.

Самое важное для участия в таких конкурсах — найти подходящего заказчика. Участвовать сразу в десятках аукционов для большинства компаний (особенно молодых) невозможно. Поэтому к выбору желательно подходить очень серьезно. Чтобы принять решение, советуем учитывать:

• какие тендеры уже проводил заказчик;
• кто и сколько раз побеждал в них;
• выполнены ли обязательства перед предыдущими исполнителями.

Вам также стоит оценить возможности своей компании:

• финансовые – придется потратить некоторую сумму для подготовки к конкурсу и исполнения заказа;
• трудовые – предстоит оформить нужные документы, сделать презентацию своего предложения, найти ресурсы для исполнения заказа.

Важно определить, есть ли в вашей компании нужные средства и сотрудники с подходящей квалификацией или стоит обратиться в стороннюю организацию.

Перед участием в конкурсе

Прежде чем оформлять документы и подавать заявку, внимательно проанализируйте информацию, которую предоставил заказчик:

• проект гос. контракта
• технические задания;
• сметы и т. п.

Недостаточно их быстро просмотреть. Чтобы определить, как победить в тендере, стоит оценить каждый пункт и сопоставить со своими возможностями.

Если у вас появились вопросы, вы можете обратиться к заказчику (ведь он мог оформить документы с ошибками или формально).

Запрос необходимо отправлять не позже, чем за 5 дней до окончания сроков приема заявок. Всего можно отравить до 3-х запросов. Вам должны ответить в течение 2-ух суток. Если заказчик этого не сделал, можно подавать жалобу в ФАС.

Особенности оформления документов

Законодательство определяет минимальный перечень документов, которые нужно предоставить в отсканированной или электронной форме, (если сканируете копии документов, они должны быть заверены нотариусом):

• заявка;
• сведения о компании-кандидате (наименование, ИНН, физический адрес);
• учредительные документы, Устав, свидетельство о регистрации юр. лица, свидетельство о постановке на налоговый учет;
• информацию о сотруднике (или нескольких) с полномочиями действовать от имени компании-заявителя, (например, нотариально заверенная доверенность или приказ о назначении на должность);
• выписка из ЕГРЮЛ, оформленная не больше чем за 15 суток до отправления заявки (ИП берут аналогичную бумагу из ЕГРИП);
• банковская гарантия (если не вносите деньги на обеспечение заявки);
• копии бух.отчётности за 3 последних отчетных периода с отметкой из налоговой;
• все нужные бумаги, которые подтверждают, что вы соответствуете требованиям заказчика.

Иногда могут потребоваться дополнительные документы. Например, заказчик может запросить:

• справку из налогового органа об отсутствии задолженности;
• сканы сертификатов и дипломов сотрудников, которые будут выполнять заказ;
• декларации соответствия на товар и пр.

Подавать заявку можно только если ваша компания получила цифровую подпись и прошла аккредитацию на данной электронной площадке.

Механизм проведения торгов

Каждый конкурс имеет свои сроки приема заявок, которые нередко зависят от планируемой суммы контракта. Обычно на это отводят 2-3 недели. Пока срок приема не закончился, вы можете отозвать свое заявление или внести корректировки в пакет документов. После регистрации заявления вы получите уведомление.

Желающим знать, как выиграть тендер на услуги, важно не упустить еще один момент: правильная презентация компании. Заказчик может так заинтересоваться вами, что не ограничится только рассмотрением документов, а захочет узнать больше о вашей фирме и преимуществах сотрудничества. Поэтому желательно иметь уже готовую презентацию, где представлены:

• видеоматериалы;
• факты о компании;
• инфографика.

Демонстрация должна быть небольшой и эффектной. Главное, чтобы заказчик мог составить полное и положительное мнение о фирме всего за несколько минут.

Когда срок сбора заявок заканчивается, тендерная комиссия рассматривает их 2-3 дня. Если ваша компания победила, вы получите уведомление об этом и приглашение подписать контракт в течение 10 дней. Проигравшим участникам тоже присылают письма с приглашением почувствовать в следующий раз.

Какие бывают «подводные камни» и как их обходить

Проведение тендеров в России имеет свои правила, а, порой, и «подводные камни», о которых стоит знать, если вы рассчитываете не только принять участие, но и выиграть.

Несмотря на жесткий контроль со стороны ФАС, некоторые заказчики допускают нарушение законов. Например, бывают такие «подводные камни»:

• прописывание условий под конкретного исполнителя;
• отсутствие четких требований для сокращения числа заявителей;
• установление завышенных и даже невыполнимых требований и пр.

Вовремя определить мошенников можно с помощью экспертов, которые профессионально занимаются сопровождением участия в тендерах. Но даже неопытного в этих вопросах человека, должны насторожить следующие моменты:

• нет четкой информации о заказчике и его требованиях;
• «скрытый» механизм выбора без конкретики;
• слишком короткие сроки исполнения;
• слишком специфические условия (как будто прописаны для конкретного исполнителя).

А если вы действительно нацелены победить, стоит также принять во внимание некоторые советы, которые пригодятся на разных этапах конкурса:

• постарайтесь связаться с лицами, ответственными за тендер. Всегда полезно личное общение с ними, благодаря которому можно выяснить плюсы и минусы, на которые обращают внимание;
• перед общением с заказчиками, проработайте речь и подготовьте ответы на возможные вопросы;
• если в конкурсном отборе предусмотрено несколько этапов, можно предусмотреть небольшой процент для торга;
• для начала попробуйте поучаствовать в небольшом тендере – при небольших суммах реже встречаются нечестные махинации и такие заказы помогают отточить конкурсную практику;
• желательно не устанавливать цену, которая намного ниже обычной – об этом могут узнать ваши клиенты.

Если вы участвовали, но не выиграли в конкурсе, запросите у заказчика информацию о предложении победителя с перечнем его преимуществ по сравнению с вашим – это поможет определить возможные недостатки.

Отметим, что в каждом случае бывают свои сложности, разрешить которые порой могут только подготовленные специалисты.

Что такое полное тендерное сопровождение и почему это выгодно

При правильном подходе выигрыш тендера может принести немалый доход компании. Более того, вы получаете опыт, благодаря которому, в дальнейшем, такие заказы могут стать важным способом доходов. Для многих молодых фирм это едва ли не единственный способ получить крупный заказ.

К сожалению, далеко не все юридические тонкости участия в тендерах четко и понятно описаны в нормативных актах. Более того, на практике приходится сталкиваться с огромным количеством сложностей из-за неправильных действий заказчиков и самих участников.

Поэтому появилась такая важная и востребованная услуга, как тендерное сопровождение. Благодаря ему, вы можете получить ценные навыки и обыграть конкурентов.

Полное тендерное сопровождение помогает:

• выбрать подходящие тендеры со всесторонним анализом;
• быстро и без проблем оформить документы в соответствии с законодательством;
• устранить все возможные недостатки компании-кандидата;
• определить мошенников и не тратить на них время и силы;
• грамотно сформулировать и подать жалобы в ФАС или запросы на разъяснение документации.

За многолетнюю практику тендерного сопровождения в разных регионах России, наша компания выработала эффективную стратегию победы в государственных и коммерческих конкурсах.