Заказ-наряд — один из шести видов электронных перевозочных документов (ЭПД), которыми участники перевозок могут обмениваться в цифровом формате. Документ выполняет те же функции и имеет такую же юридическую силу, что и бумажный аналог. О том, как сделать заказ-наряд в сервисе Айтиком.Логистика, рассказываем далее.
Что такое заказ-наряд и когда он требуется
Заказ-наряд — это разновидность договора фрахтования (чартера): его применяют для заказа транспорта для перевозки товаров или пассажиров и фиксации факта выполнения работ. Документ оформляется, если:
-
Груз сопровождает грузовладелец или его представитель
-
В отношении груза не ведется учет материальных ценностей
В заполнении заказ-наряда участвуют оба участника договора — заказчик (фрахтователь) и перевозчик (фрахтовщик).
В случае, если перевозка осуществляется в личных целях, документ может заполнять только фрахтовщик.
Может ли электронный заказ-наряд стать обязательным?
В данный момент компании сами решают, будут ли они пользоваться ЭПД или продолжат работать с бумажными документами. Однако ранний переход на электронные перевозочные документы дает бизнесу ряд преимуществ, среди которых:
-
Снижение расходов на документооборот. По нашим подсчетам ЭПД обходится компании до 5 раз дешевле, чем распечатка и пересылка документов
-
Плавная перестройка бизнес-процессов. Ранний переход на ЭПД позволяет наладить документооборот, приобрести необходимые решения и обучить сотрудников без спешки
-
Ускорение документооборота. Обмен ЭПД происходит моментально, каждый участник перевозок видит процесс заполнения документа
-
Исключение ошибок. Каждый документ проверяется оператором ИС ЭПД. Если данные введены неверно или информация от участников перевозки не совпадает, файл возвращается для внесения правок
Узнать больше о переходе на ЭПД можно в статье.
Структура
Электронный заказ-наряд можно оформить только в сервисе оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Цифровой документ состоит из четырех XML-файлов, каждый из которых соответствует одному разделу.
|
Номер раздела |
Кто заполняет |
Какие сведения вносятся |
|
1 |
Фрахтователь |
Данные о заказчике, грузе, условиях перевозки, месте и сроке подачи транспорта, маршруте |
|
2 |
Фрахтовщик |
Информация о перевозчике, транспортном средстве, размере платы за услуги. Если фрахтовщик не принимает заказ-наряд, то в разделе 2 указываются причины отказа |
|
3 |
Фрахтователь |
Данные о месте и времени фактической подачи ТС, отметки заказчика перевозки |
|
4 |
Фрахтовщик |
Информация о времени завершения пользования ТС, замечания и отметки перевозчика |
Участники перевозок по очереди заполняют предназначенные для них разделы, а затем подписывают их квалифицированными электронными подписями (КЭП). Оператор ИС ЭПД проверяет поступающие сведения, при обнаружении ошибок возвращает документ отправителю. Если заказ-наряд составлен правильно, он передается на хранение в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Как сделать электронный заказ-наряд
Процесс оформления обусловлен особенностями сервиса ЭПД. Для примера рассмотрим заполнение электронного заказ-наряда в сервисе Айтиком.Логистика.
-
После авторизации в личном кабинете необходимо выбрать тип документа. Сервис заполнит данные фрахтователя и предложит выбрать фрахтовщика. Если информация о перевозчике есть в базе, она будет автоматически внесена в документ
-
Фрахтователь вносит информацию в первый раздел заказ-наряда. Сервис подсвечивает поля, обязательные для заполнения. После ввода данных фрахтователь подписывает раздел КЭП
-
Задача на заполнение заказ-наряда передается фрахтовщику. Перевозчик проверяет данные, которые ввел заказчик, затем вносит сведения в раздел 2 и подписывает файл
-
После подачи транспорта фрахтователь вносит сведения в раздел 3, при необходимости оставляет отметки (например, если ТС было подано с опозданием)
-
После выполнения рейса фрахтовщик заполняет раздел 4 заказ-наряда, указывает фактическое время пользования транспортом и оставляет замечания, если они возникли
Если документ оформлен верно, он отправляется в ГИС ЭПД. Заказ-наряд будет доступен для просмотра и скачивания, однако внести в него изменения не получится.
Несколько слов о заказ-нарядах в бумажном виде
В электронном формате можно оформлять только документы на грузоперевозки. В других случаях заказ-наряд можно создать только в бумажном виде. Законом предусмотрено 11 форматов бумажного заказ-наряда для различных услуг, однако к категории ЭПД они не относятся.
Копии бумажных документов необходимо хранить в течение 5 лет после оформления, за нарушение требований компанию могут оштрафовать. Заказ-наряды, оформленные в электронном виде, хранятся в ГИС ЭПД, а их копии — на защищенных серверах Айтиком. Государственные органы могут получить к ним доступ по запросу.
Почему стоит выбрать сервис Айтиком.Логистика?
Сервис Айтиком.Логистика может сделать переход на ЭПД проще и быстрее, так как:
— Подключиться к сервису можно за 1 день. Начать работать в веб-версии решения можно уже в день обращения. По желанию заказчика сервис можно интегрировать с информационной системой компании
— Специалисты ЭПД помогут с настройкой и обучением. Сотрудники Айтиком пошагово покажут, как оформляются ЭПЛ, ЭтРН, заказ-наряды и другие документы
Айтиком разработал курс «Электронные перевозочные документы» для сотрудников компаний-перевозчиков. Программа обучения разработана при участии экспертов ЭПД и разработчиков сервиса Айтиком.Логистика. Записаться на курс можно здесь.
— Сервис автоматизирует ввод информации. Айтиком.Логистика сохраняет данные контрагентов, а при оформлении нового документа заполняет их автоматически
Айтиком проводит тест-драйв сервиса Айтиком.Логистика, в рамках которого можно 3 месяца пользоваться всеми возможностями решения бесплатно. Чтобы принять участие в акции, оставьте заявку — наш менеджер свяжется с вами в рабочее время.
Оставить заявку