Какой электронной подписью подписывают ЭТрН, ЭПЛ и другие ЭПД руководители, сотрудники и водители

Выбор подписи для электронных перевозочных документов (ЭПД) зависит от роли участника взаимодействия и какой раздел (титул) документа он оформляет. Для большинства сценариев подойдет усиленная квалифицированная электронная подпись, однако сотрудники не могут ее применять для рабочих задач без МЧД, а водителям она чаще всего не нужна. Титулы также можно подписывать УНЭП Госключ — но не все.

Из статьи вы узнаете, как подобрать электронную подпись для ЭПД, и почему важно определиться с участниками процесса и сценариями перевозок до выпуска сертификатов ЭП.

Используемые сокращения
УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись
УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись
МЧД — машиночитаемая доверенность
ИС ЭПД — информационная система электронных перевозочных документов

Кому полезна статья
Грузоотправителям, перевозчикам, грузополучателям и экспедиторам — участникам перевозок, для которых использование электронных перевозочных документов стало обязательным с 1 сентября 2026 года.

Какие подписи используются для работы с ЭПД

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ выделяет простую электронную подпись (ПЭП) и усиленную, которая бывает неквалифицированной (УНЭП) и квалифицированной (УКЭП).

УКЭП, как полный аналог собственноручной подписи, подходит для подписания всех титулов любых видов ЭПД — путевых листов, транспортных накладных, заказов и заявок, экспедиторских документов.

В случае с УНЭП транспортное законодательство устанавливает, когда и для каких файлов обмена информацией допускается ее применять. Важная оговорка: речь идет про УНЭП, сертификат которой создается в приложении Госключ. Любые другие неквалифицированные подписи не подходят для работы с ЭПД.

Простая электронная подпись не используется для подписания титулов ЭПД, но допускается для подтверждения отдельных действий в сценариях перевозки.

Таблица 1. Виды электронных подписей для работы с ЭПД

Как подписывают электронную транспортную накладную

В типовом сценарии грузоотправитель подписывает первый титул ЭТрН, перевозчик — титулы 2 и 4 перед началом перевозки и по ее завершению, а водитель отдельно подтверждает факт приема и сдачи груза. В процессе ЭТрН обязательно участвует и грузополучатель — он формирует титул 3 и также применяет электронную подпись.

Таблица 2. Какую подпись используют для ЭТрН

Вывод

В случае с ЭТрН нет ограничений: уполномоченные сотрудники могут применять как УКЭП, так и УНЭП Госключ. Водитель (наемный работник), как правило, не подписывает накладную, а если по сценарию применяет ПЭП, то подписантом файла обмена информацией все равно выступает перевозчик.

Какая подпись нужна для электронного путевого листа

Электронный путевой лист (ЭПЛ) подписывают разные ответственные лица — механик, медицинский работник, сотрудники, заполняющие первый титул об обстоятельствах рейса, а также разделы с показаниями одометра. УКЭП для данного документа — универсальный вариант, а вот УНЭП подходит не для всех титулов.

Таблица 3. Какую подпись используют для ЭПЛ

Когда сотруднику необходима МЧД

Электронная подпись позволяет определить, кто именно подписал документ, но не подтверждает право подписанта действовать от имени организации или ИП. Именно для этого нужна машиночитаемая доверенность — она связывает сотрудника с компанией и определяет объем его полномочий в электронном документообороте.

Постановление Правительства от 21.05.2022 № 931, утвердившее правила обмена электронными перевозочными документами, прямо говорит, что файлы обмена информацией в ЭПД могут быть подписаны УКЭП или УНЭП, в том числе уполномоченным лицом. Полномочия подтверждает именно МЧД — поэтому в случае ЭПД она необходима при использовании сотрудником в рабочих целях как УКЭП, так и УНЭП, выпущенной в приложении Госключ.

Когда МЧД обязательна

• Сотрудник подписывает электронный документ от лица компании. Это относится к диспетчерам, логистам, бухгалтерам и другим ответственным лицам, которые действуют по поручению организации.
• С водителем ситуация неоднозначная. Если он подписывает титулы ЭПД как уполномоченное лицо перевозчика, МЧД также потребуется. Если же он только подтверждает прием и сдачу груза с помощью ПЭП, а конечным подписантом титула выступает представитель перевозчика (логист, диспетчер), МЧД не оформляется. Если водитель сам является ИП-перевозчиком, он подписывает титулы своей УКЭП руководителя — доверенность при этом не нужна.

В каких случаях МЧД не требуется

• Директор организации или ИП при работе с ЭПД использует свою УКЭП руководителя. Для первых лиц компаний МЧД не нужна.
• Титул путевого листа подписывает медработник. Он действует от своего имени как физическое лицо, несет персональную ответственность за результаты медосмотра водителей, а электронной подписью подтверждает свое заключение. 

МЧД в Айтиком.Логистика

В сервисе Айтиком.Логистика можно заранее добавить данные о водителях, документах, доверенностях и транспортных средствах — чтобы в дальнейшем не вносить их вручную при создании ЭТрН и других ЭПД.

Коротко о том, как прикрепить МЧД

1. Руководитель осуществляет первый вход в сервис по УКЭП, регистрирует и активирует компанию
2. Далее можно добавить в сервис пользователей, сразу назначить каждому сотруднику роль и поставить дополнительное значение «Подписант» только для тех, кто будет подписывать ЭПД:
   
3. Для уполномоченных сотрудников-подписантов в систему вносятся данные машиночитаемой доверенности:
   

В дальнейшем при применении сотрудником УКЭП или УНЭП данные МЧД будут подтягиваться автоматически. Также можно настроить шаблон, в который будут входить нужные УКЭП/УНЭП и МЧД, и быстро выбирать его на этапе подписания.

Какую подпись выбрать — УКЭП или УНЭП

Формально для ЭПД подходят оба варианта. Но на практике УКЭП — универсальное решение, и вот почему.

— УКЭП подходит для всех типов ЭПД без исключений, УНЭП Госключ — только для части титулов. Сведения о медосмотре в ЭПЛ можно подписать только УКЭП. Если в компании есть штатный медработник, без нее не обойтись.

— УКЭП работает не только в ИС ЭПД, но и в других системах ЭДО, подходит для обмена электронными документами с контрагентами, сдачи отчетности в ФНС и СФР, а также для личных задач.

— МЧД необходима для уполномоченных сотрудников при использовании УКЭП и УНЭП Госключ. Во внутреннем ЭДО компании часто используют УНЭП без оформления доверенностей на подписантов: это упрощает документооборот. Однако для ЭПД такой подход не применяется — МЧД обязательна, если подписант действует от имени компании.

Вывод. УНЭП Госключ — быстрый способ закрыть точечную задачу, если речь о водителях, базовых титулах ЭТрН и мобильных сотрудниках, для которых затруднительно использовать подпись на токене. УКЭП — стратегический выбор: одна электронная подпись сотрудника для всех ЭПД, систем ЭДО и задач документооборота. Если выстраиваете работу вдолгую, УКЭП окупается.

Как организовать подписание ЭПД

1. Составьте список ЭПД, которые компания будет оформлять: ЭТрН, ЭПЛ, заказы и заявки, экспедиторские и другие документы.

2. Для всех видов документов определите, кто будет формировать и подписывать каждый раздел (титул) ЭПД.

3. Проверьте, где достаточно УКЭП, а где правила допускают УНЭП или ПЭП.

4. Для сотрудников, которые действуют от имени компании, подготовьте МЧД и убедитесь, что оператор умеет передавать их в нужном сценарии.

5. До выпуска сертификатов проверьте у оператора ИС ЭПД поддержку УНЭП Госключ, если планируется использовать этот вид подписи.

Где получить электронные подписи для ЭПД

— Сотрудники получают сертификаты УКЭП физического лица в аккредитованном Удостоверяющем центре. В УЦ Айтиком доступен удаленный выпуск, а если он в вашем случае невозможен, то пункты сверки личности расположены по всей России. Действующий сертификат можно перевыпустить самостоятельно за 15 минут в онлайн-сервисе продления.

— Руководители выпускают УКЭП в ФНС или в удостоверяющих центрах, где присутствует доверенное лицо ФНС. В ряде случаев можно получить сертификат дистанционно. Преимущество сопровождения выпуска в том, что не придется ехать в инспекцию, а выпущенная УКЭП сразу будет работать на ваших устройствах и в нужных системах.

— Водители в большинстве случаев и в стандартных сценариях не выпускают УКЭП или УНЭП. В Айтиком.Логистика они удобно применяют ПЭП в мобильном приложении — подтверждают приемку и отказ от груза одним кликом.

Чтобы получить УНЭП, нужно выполнить несколько шагов:

1. Скачать мобильное приложение Госключ из RuStore, Google Play, App Store или AppGallery
2. Авторизоваться через подтвержденную учетную запись на портале Госуслуг
3. Выпустить сертификат УНЭП, следуя подсказкам на смартфоне

Если у вас нет подтвержденной записи на Госуслугах, ее можно подтвердить через МФЦ или в отделениях банков-партнеров. С собой возьмите паспорт и мобильный телефон.  

Частые ошибки при выборе подписи

ЭПД стали обязательны для бизнеса с 1 сентября 2026 года

Скачайте бесплатный чек-лист — он поможет пройти все этапы по внедрению ЭПД быстро и безошибочно.