На волне цифровизации все большее количество компаний переходят на электронный документооборот. А как иначе, если отчетность становится исключительно электронной, общение с контрагентами также переносится в онлайн и даже подпись давно стала цифровой?
В этих условиях пора задуматься о грамотном хранении документов и создании электронного архива. Что выбрать — разберем в этой статье.
Требования к хранению документов
Электронные документы, в зависимости от их вида, должны хранится разное количество времени (Приказ ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@).
От 1 года до 5 лет: перечень правил, справки, деловые письма.
От 5 лет: договоры и приложения к ним, акты.
75 лет: кадровая информация: стаж, доход, выплаты.
Если у документа есть бумажный оригинал, он также должен сохраняться владельцем.
Перед отправкой документов в архив, необходимо привести их в соответствие с требованиями ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492 и Приказу Министерства культуры РФ № 526.
Документы должны быть:
-
в удобном для отображения и чтения формате. Формат должен быть распространенным, чтобы пользователь в любой момент мог легко открыть любой документ из архива.
-
Грамотно и логично сгруппированы и снабжены кратким и понятным описанием (маркеры, идентификационные номера). Также нужно, чтобы документ было легко найти. Чтобы пользователь, впервые оказавшийся в архиве, хотя бы примерно мог предположить, в какой конкретно папке он может найти нужный документ.
-
Надежно защищены. Длительный срок хранения документов а также необходимость постоянной их актуализации и работы с ними, предполагают, что электронный архив должен быть надежно защищен от случайного удаления информации или сбоев в системе, а также несанкционированного доступа.
-
Иметь резервную копию. Каждый документ должен отправляться в архив в двух экземплярах, каждый их которых должен хранить отдельно - на разных устройствах или в разных местах.
-
Своевременно проверяться и актуализироваться. Не реже чем раз в 5 лет должна проводиться полная проверка архива. Файлы должны проверяться на отображаемость и если необходимо, конвертироваться в другой формат или перезаписываться на другие устройства.
Варианты хранения документов
После того, как вы подготовили документы к отправке в архив, нужно выбрать оптимальный для вас способ хранения документов:
-
Внешний носитель. Хранение документов на внешних жестких дисках или флешках - самый небезопасный способ. Кроме того, что внешние носители сложно надежно защитить от несанкционированного доступа, они, к тому же, часто выходят из строя без возможности восстановления. Что грозит полной потерей архива компании.
-
Электронный облачный архив. Облачное решение экономит место на сервере компании, а также не требует закупки дорогостоящего оборудования, точных настроек и больших денежных затрат. К тому же, хранение архива на удаленном сервере обеспечивает необходимый уровень защиты, а также дает возможность назначить уровни доступа, в зависимости от должности сотрудника.
-
Собственный электронный архив. Обычно это сетевая папка в компьютерной системе компании, к которой настраивается доступ некотором сотрудникам. Это не самый безопасный, хотя и распространенный способ. Как и в случае с внешним носителем, компьютер, на котором находится «головная» папка архива, может необратимо выйти из строя, а при низком уровне защиты информации внутри организации, получить доступ к запароленной сетевой папке довольно легко.
-
Специализированное ПО для создания электронного архива. Чаще всего подобный архив может быть сформирован на основе системы электронного документооборота, которую использует компания. Или же это может быть профессиональное специализированное программное обеспечение. Но такие решения, обычно, довольно дорогостоящи и нерациональны для малых и средних компаний, а также индивидуальных предпринимателей. Для экономии и оптимизации лучше выбирать облачный электронный архив.
Компания ITCOM предлагает облачное решение для хранения документов компании. Ваш архив будет защищен сертифицированными ФСБ средствами криптографической защиты информации.
Все документы хранятся на удаленном сервере компании ITCOM, а их резервные копии - на дополнительном сервере, во избежании потери данных.
Наши специалисты помогут вам корректно подключить и настроить облачное решение и все это - при минимальных денежных затратах.
Услуга облачного архива от ITCOM, всего от 500 рублей в месяц!
Преимущества электронных облачных архивов
Архитектура облачных архивов изначально выстроена с учетом законодательных требований. Подобное решение безопасно, стабильно и сравнительно дешево. И это далеко не все преимущества облачных решений:
-
Снижение временных и денежных затрат на выстраивание и техническое обслуживание архива.
-
Повышение эффективности бизнес-процессов.
-
Легкий и быстрый поиск, благодаря налаженному интерфейсу.
-
Упрощенная подготовка к проверкам и отчетности перед регулирующими органами.
Остались вопросы? Оставьте заявку и наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время!
