Переход на электронные перевозочные документы в 2026 году: инструкция, сроки внедрения ЭПД, чек-лист

• Кто начинает работать с ЭПД в 2026 году
• Коротко о главном: ГИС ЭПД, операторы ИС ЭПД, нормативные акты
• Для каких документов обязателен электронный формат
• 8 шагов для начала работы с ЭПД
• Преимущества перехода на ЭПД с Айтиком
• Сроки внедрения электронных перевозочных документов
• Где пройти профессиональное обучение
• Чек-лист для бизнеса по переходу на ЭПД

Кто начинает работать с ЭПД в 2026 году

Электронные перевозочные документы (ЭПД) появились в 2022 году и использовались бизнесом на добровольной основе.

В 2026 году ЭПД становятся обязательными. С 1 сентября от бумажных документов должны отказаться все участники коммерческих перевозок:

• грузоотправители
• перевозчики
• грузополучатели
• экспедиторы

При этом к экспедиторам предъявляются дополнительные требования. До 1 мая 2026 года все они должны были пройти регистрацию в реестре национальной платформы ГосЛог, без этого деятельность считается незаконной. Новые компании регистрируются до начала работы. Подать заявление можно через Госуслуги — подготовили для вас подробную пошаговую инструкцию. В 2027 году процедура станет обязательной и для перевозчиков.

Коротко о главном: ГИС ЭПД, операторы ИС ЭПД, нормативные акты

ЭПД существуют не сами по себе во внутреннем контуре компаний — для них разработана отдельная информационная система и специальные сервисы.

В государственной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) каждый файл проходит проверку и обязательную регистрацию. Здесь же формируются QR-коды, которые водители предъявляют инспекторам ГИБДД  вместо бумажных документов. К системе имеют доступ как участники грузоперевозок, так и уполномоченные государственные органы — МВД, Ространснадзор, ФНС и прочие. Таким образом перевозка становится прозрачной для контрагентов и государства. 

Операторы информационной системы ЭПД — аккредитованные Минтрансом компании, через которые электронные перевозочные документы попадают в ГИС ЭПД. Оператор для работы с ЭПД предоставляет специализированный инструмент, например удобный и интуитивно понятный сервис Айтиком.Логистика. Бизнес формирует файлы и обменивается ими исключительно через сервис, прямое взаимодействие с ГИС ЭПД не предусмотрено.

Как выглядит процесс обмена ЭПД

• Участники взаимодействия формируют документы в сервисе оператора ИС ЭПД. Каждый подписывает свой раздел документа (титул) электронной подписью — КЭП или НЭП Госключ. Работа может вестись как в одном сервисе, так и в разных если между ними настроен роуминг (например грузоотправитель и грузополучатель подключены к одному оператору, а перевозчик к другому).
• Оператор проверяет ЭПД и передает пакет файлов в ГИС ЭПД и другим участникам. В госсистеме после успешной проверки документа формируется QR-код и отправляется перевозчику через оператора.
• После завершения перевозки документ считается закрытым и хранится в системе оператора и в ГИС ЭПД. 

Основные нормативные акты, регулирующие ЭПД

–  Постановление Правительства от 21.05.2022 № 931 определило правила обмена перевозочными документами в электронном виде и порядок передачи ЭПД в государственную систему.

– Федеральный закон от 03.04.2023 № 108-ФЗ ввел применение электронных транспортных накладных при обороте алкогольной и спиртосодержащей продукции с 1 марта 2026 года.

– Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ внес изменения в 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». Устанавливает обязательное использование электронных перевозочных и экспедиторских документов с 1 сентября 2026 года.

Для каких документов обязателен электронный формат

К обязательным ЭПД относятся:

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
• Электронная заказ-заявка (ЭЗЗ)
• Электронные экспедиторские документы: поручение, экспедиторская расписка, складская расписка (форматы еще утверждаются)
• Электронная накладная для железнодорожных и воздушных перевозок

Также в электронном виде можно оформлять путевые листы, сопроводительные ведомости, договоры фрахтования.

8 шагов для перехода на электронные перевозочные документы

Для старта работы с ЭПД необходимо пройти несколько этапов:

• Выбрать оператора ИС ЭПД и подключиться к сервису электронных перевозочных документов. Айтиком — аккредитованный Минтрансом оператор, для быстрого и безошибочного оформления ЭПД предлагаем сервис Айтиком.Логистика.
• Определить процесс проведения медицинского осмотра водителей и контроля технического состояния транспорта. Это нужно, чтобы специалисты сразу внедрили необходимые сценарии работы с электронными документами с учетом специфики перевозок, а также порядка прохождения медосмотров и технического контроля.
• Выпустить на подписантов ЭПД электронные подписи. Если у руководителя и сотрудников уже есть электронные подписи, то выпуск не потребуется.
• Подготовить машиночитаемые доверенности на лиц, которые будут подписывать цифровые документы от имени компании. МЧД нужна всем представителям компаний при использовании в рабочих целях электронной подписи физического лица. По отзывам наших клиентов, сервис Айтиком.Доверенности позволяет в короткие сроки выстроить необходимые рабочие процессы — от быстрого создания, до проверки доверенности (МЧД) и отмены. Также в сервисе можно управлять всеми электронными доверенностями группы компаний из единого личного кабинета, за один раз подписывать множество МЧД, клонировать любой файл, делегировать большую часть задач администратору и многое другое.
• Убедиться, что у сотрудников есть мобильные устройства. Водителям понадобятся смартфоны, чтобы они могли предъявлять сотрудникам ГИБДД QR-коды для проверки электронных документов.
• Пройти обучение по работе с ЭПД. Оформлять ЭПД в специальных сервисах не сложно, однако лучше сразу обучить пользователей всем тонкостям, чтобы избежать возможных ошибок. Наши специалисты ЭПД проводят внутрикорпоративное обучение. Также далее расскажем, где можно пройти профессиональный курс по направлению «Электронные перевозочные документы» с выдачей удостоверения и занесением сведений о документе в государственную систему ФРДО.
• Определить время запуска пилотного проекта. Специалисты протестируют работоспособность системы в целом и нужных сценариев ЭПД в частности, сформируют пробные документы.
• Осуществить полный переход на ЭПД. После внедрения «боевой» версии сервиса ЭПД вы сможете полностью отказаться от бумажных перевозочных документов — конечно, если не придется вести бумажный документооборот с контрагентами, которые еще не перешли на ЭПД. 

Преимущества перехода на ЭПД с Айтиком

Аккредитованный Минтрансом оператор ИС ЭПД Айтиком предоставляет перечень услуг для быстрого и бесшовного перехода на электронные перевозочные документы. 

Эксперты Айтиком вместе с заказчиком проходят все шаги для начала работы с ЭПД — от подключения к сервису Айтиком.Логистика и выпуска электронных подписей с МЧД на сотрудников, до внедрения любых сценариев ЭПД (в том числе с возможностью дистанционного медицинского осмотра водителей с использованием телемедицины) и обучения пользователей системы. 

Напоминаем, что Айтиком — это не только оператор ИС ЭПД, но и аккредитованный Удостоверяющий центр, оператор МЧД и ЭДО.  Предоставляем комплекс услуг в режиме «единого окна» — выпускаем электронные подписи, обеспечиваем систематический управляемый выпуск КЭП, НЭП и МЧД через собственные сервисы Корпоративный Удостоверяющий центр и Айтиком.Доверенности.

Сроки внедрения ЭПД с Айтиком

Сроки полного перехода на ЭПД зависят от масштаба бизнеса и сложности сценариев работы с электронными перевозочными документами. Однако среднее время прохождения некоторых этапов следующее:

Курс «Электронные перевозочные документы» в учебном центре Айтиком*

Приглашаем всех желающих на курс, организованный экспертами отрасли и разработчиками сервиса Айтиком.Логистика. За 16 часов в удобном дистанционном формате вы узнаете все, что нужно знать для правильного внедрения ЭПД и эффективной работы с электронными документами. По результатам обучения слушателям выдаются удостоверение установленного образца. 

С программой обучения можно ознакомиться по ссылке. Курс подойдет всем, кто хочет обладать углубленными знаниями по ЭПД.

* Айтиком.Академия — лицензированный Министерством образования учебный центр профессиональной переподготовки и повышения квалификации по охране труда, информационной безопасности, ЭПД и другим направлениям. Имеет аккредитацию Министерства труда и ФСТЭК. 

Чек-лист для бизнеса по переходу на ЭПД

Скачайте бесплатный чек-лист — он поможет пройти все этапы по внедрению ЭПД быстро и безошибочно.