В статье используются сокращения:
ЭПД — электронные перевозочные документы
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов
НЭП — неквалифицированная электронная подпись
КЭП — квалифицированная электронная подпись
МЧД — машиночитаемая доверенность
С 2022 года компании в сфере логистики могут вести электронный документооборот (ЭДО) наравне с бумажными. Однако переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) на практике бывает похож на гонку с препятствиями. В статье рассказываем о барьерах, которые возникают на пути к ЭПД, и о том, как их можно преодолеть.
Барьер №1: Сопутствующие вложения
Для работы с электронными перевозочными документами необходимо подключиться к сервису оператора ИС ЭПД, а для подписания разделов документов выпустить электронные подписи и МЧД. Могут потребоваться и другие вложения, например, покупка компьютеров, ноутбуков, планшетов или смартфонов для сотрудников, оплата курсов повышения квалификации.
Как преодолеть барьер?
Комплексному внедрению цифровых решений в бизнес всегда сопутствуют финансовые вложения. От того, насколько грамотно вы распорядитесь доступными средствами, зависит скорость и качество изменений. Ранний переход на ЭПД несет дополнительные выгоды:
— Пока переход на ЭПД носит добровольный характер, операторы ИС ЭПД уделяют более пристальное внимание новым клиентам. В результате к некоторым сервисам ЭПД можно подключиться на специальных условиях.
Так, в рамках тест-драйва доступ к сервису ЭПД Айтиком.Логистика бесплатный на 3 месяца, далее один месяц обслуживания обойдется небольшой компании в 1 000 рублей. В первый год использования сервиса вы экономите 25% от годового тарифа, и столько же могут сэкономить ваши партнеры и контрагенты при подключении к системе ЭПД в 2024 году.
— После перехода на электронные перевозочные документы компания начинает экономить на расходных материалах и почтовых услугах.
Посчитали, что на бумажный документооборот небольшая компания тратит 15 000 рублей в месяц, 9 000 из которых уходит только на отправку заказных писем (30 штук по 300 рублей). Остальное это бумага, заправка картриджа, конверты, расходы на дорогу до почты и обратно. Итого в год: 15 000 * 12 месяцев = 180 000 рублей. В то время как электронные перевозочные документы обходятся дешевле более чем в 5 раз. Сервис ЭПД в первый год 9 000 рублей, электронные подписи для трех сотрудников 15 000 рублей (взяли среднюю стоимость с КриптоПро), МЧД для трех сотрудников 9 000 рублей в Айтиком (оформляются на любой срок). Итого: 9 000 + 15 000 + 9 000 = 33 000 рублей.
Барьер №2: Недостаточная квалификация сотрудников
Изменения в рабочих процессах могут вызывать сложности у сотрудников, особенно если речь идет о внедрении новых технологий. Несмотря на повышение общего уровня компьютерной грамотности в компаниях, постоянное появление новых решений требует все большего развития компетенций.
Как преодолеть барьер?
Для начала работы в сервисе ЭПД можно воспользоваться обучающими материалами. Например, пользователям сервиса Айтиком.Логистика доступны:
- база данных
- обучающие видео
- консультации с экспертами ЭПД в режиме видеоконференций
Также для сотрудников можно организовать обучение в Учебном центре повышения квалификации и профессиональной переподготовки Айтиком.Академия.
Компания Айтиком разработала курс «Электронные перевозочные документы». Его подготовкой занимались эксперты в области ЭПД и создатели сервиса Айтиком.Логистика. После прохождения курса вы будете знать:
- как устроена и как работает ГИС ЭПД
- какие виды электронных перевозочных документов существуют и как с ними работать
- кто такие операторы ИС ЭПД, какие требования к ним предъявляет законодательство
- как оформлять различные виды электронных перевозочных документов в зависимости от сценария перевозки
- какие титулы ЭПД и в каких случаях заполняются и многое другое
Чтобы сотрудники могли закрепить полученные знания на практике, все слушатели курса получают 3 месяца безлимитного доступа к сервису ЭПД и скидку 20% на любой годовой тариф.
Барьер №3: Взаимодействие с участниками перевозок, которые не используют ЭПД
Важный плюс ЭПД — отказ от бумажных документов. Однако реализовать это преимущество на практике возможно только если в цифровом формате работают все участники перевозок: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если контрагент не может внедрить ЭПД, с ним придется вести полностью бумажный документооборот.
Как преодолеть барьер?
Проблема носит временный характер. На ЭПД уже переходят крупные компании, например, «Деловые линии», МУП «Мосгортранс», X5 Retail Group, АО «Почта России». Когда крупный бизнес внедряет электронные перевозочные документы, за ним следуют клиенты и партнеры. Таким образом, на ЭПД рано или поздно перейдут все перевозчики, заинтересованные в развитии своих компаний.
Барьер №4: Поиск медицинских организаций, которые смогут передавать данные в систему ЭПД
Проблема актуальна для компаний, которые проводят медосмотры силами сторонней медорганизации. Если у медицинской организации нет возможности передавать данные в сервис ЭПД, сотрудничать с ней не получится.
Как преодолеть барьер?
Можно обратиться за помощью к оператору ИС ЭПД. Вот как проблемы клиентов решает компания Айтиком:
1. Перевозчик еще не нашел компанию, которая будут проводить медицинские осмотры.
Айтиком направляет перевозчику контакты партнеров, продает или сдает в аренду оборудование для телемедицины.
2. Перевозчик проводит медосмотры очно в сторонней медицинской организации.
Айтиком связывается с медорганизацией и предлагает ей подключиться к сервису Айтиком.Логистика.
3. Перевозчик проводит медосмотры в дистанционном формате.
Если оборудование оператора телемедицины не поддерживает передачу данных в сервис Айтиком.Логистика, сотрудники Айтиком проводят интеграцию.
Примечание
Сценарии 1 и 2 также актуальны для компаний, которые проводят технический осмотр транспортных средств.
Подключение к сервису ЭПД и работа в нем не требует от операторов медицинских и технических осмотров финансовых вложений
Барьер №5: Переход на машиночитаемые доверенности
Сотрудник может работать с ЭПД только на основе электронной доверенности от компании. Однако при работе с МЧД могут возникнуть сложности, если работодатель:
- не знает, как оформить доверенности
- не знает, какие полномочия нужны сотрудникам для работы с ЭПД
- не отслеживает срок действия доверенностей
- не отзывает МЧД после увольнения или утраты доверия к сотруднику
Если компания ранее не работала с МЧД, нужно будет оперативно научиться их использовать.
Как преодолеть барьер?
Лучший выход — систематизировать работу с МЧД. Массово выпускать доверенности и управлять их жизненным циклом удобно в сервисе Айтиком.Доверенности. В сервисе реализованы:
- автозаполнение данных доверителя и представителя
- проверка статуса и срока действия МЧД
- выбор групп полномочий представителя из шаблонов
- единый архив оформленных доверенностей
Оставить заявку на подключение к сервису Айтиком.Доверенности можно здесь.
Существует ли универсальное решение
Барьеры, связанные с переходом на электронные перевозочные документы, можно преодолеть в ходе пилотных проектов с участием перевозчика, контрагентов и оператора ИС ЭПД. Такой подход позволит привлекать экспертов по ЭПД к решению возникающих сложностей, а компании смогут быстрее оценить плюсы электронных перевозочных документов.
Компания Айтиком, аккредитованный оператор ИС ЭПД, проводит тест-драйв платформы ЭПД Айтиком.Логистика. Участникам гарантированы:
- поддержка экспертов, в том числе по другим решениям Айтиком
- сохранение всех созданных документов с возможностью выгрузки
Тест-драйв позволит компаниям:
- 3 месяца использовать сервис Айтиком.Логистика бесплатно
- обучить сотрудников работать с ЭПД на практике
- наладить взаимодействие с контрагентами в цифровом формате
- получить консультацию экспертов по использованию телемедицины
- больше узнать о других решениях Айтиком
Станьте участником тест-драйва сервиса Айтиком.Логистика и оцените все преимущества ЭПД. Оставьте заявку — наш менеджер свяжется с вами в рабочее время.