УПД 5.03 с 2026: отмена ТОРГ-12 и электронных актов

С 1 января 2026 года компании, использующие электронный документооборот (ЭДО), больше не смогут применять привычные форматы товарной накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ из-за вступления в силу Приказа ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. В качестве замены подойдет единый многофункциональный документ — УПД версии 5.03.

Какие документы теряют силу с 1 января 2026 года

С начала 2026 года из утвержденных форматов электронного документооборота исключаются:

• товарная накладная ТОРГ-12 по Приказу ФНС № ММВ-7-10/551@
• акт приема выполненных работ или оказанных услуг по Приказу N ММВ-7-10/552@

Указанные форматы утрачивают правовой статус в электронной среде: они не подлежат приему со стороны операторов ЭДО, не признаются ФНС и не могут использоваться для оформления хозяйственных операций.

В электронном документообороте в 2026 году можно применять универсальный передаточный документ (УПД) 5.03 по Приказу ФНС № 970, который пришел на смену форматам 5.01 и 5.02 в ЭДО с 1 апреля 2025.

ФНС подчеркивает, что целью перехода является стандартизация процессов, устранение дублирования информации и снижение административной нагрузки на бизнес.

Кого коснутся изменения

Переход на УПД 5.03 обязателен для всех участников электронного документооборота:

• юридических лица и ИП на ОСНО или УСН, работающих через операторов ЭДО и оформляющих ТОРГ-12, акты или счет-фактуры в электронном виде
• бюджетных учреждений в рамках электронного взаимодействия с контрагентами
• ИТ- и бухгалтерских служб, отвечающих за документооборот компаний, формирование и обработку первичных документов

Допускается обмен неформализованными электронными документами в pdf, doc и других форматах, а также бумажными накладными и актами выполненных работ.

Что такое УПД 5.03 и его особенности

Универсальный передаточный документ 5.03 — это формат, который позволяет зафиксировать факт передачи товара, выполнения работ или оказания услуг в одном файле. УПД совмещает в себе две роли: первичного учетного документа и счета-фактуры. 

В версии 5.03:

— уточнены единицы измерения (указываются не в произвольной форме, а из классификатора) и ставки НДС

—  присутствуют поля для маркировки и прослеживаемости товаров

— содержатся дополнительные идентификаторы для табачных изделий, пива и слабоалкогольных напитков, нефтепродуктов 

— сведения вносятся более компактно, убраны дублирующие реквизиты

Документ поддерживается операторами ЭДО, интегрируется в 1С и другие учетные системы.

Статусы в УПД

В УПД предусмотрено два основных статуса. Они определяют, какую функцию выполняет документ в конкретном случае.

• Статус 1: УПД совмещает функции и счета-фактуры, и первичного учетного документа (накладной или акта). Такой документ подтверждает факт отгрузки и служит основанием для вычета НДС. Используется организациями на ОСНО, а также компаниями на УСН, если они являются плательщиками НДС.
• Статус 2: УПД выполняет только функцию первичного документа, счет-фактура при этом не формируется. Такой формат актуален для компаний на УСН при отсутствии обязательств по уплате НДС. УПД со статусом 2 не регистрируется в книге покупок или продаж, но применяется для учета доходов и расходов.

Важно правильно определять статус при оформлении каждой сделки, так как он влияет не только на набор обязательных реквизитов, но и на порядок налогового учета. Ошибка при выборе может привести к отказу в вычетах НДС и неточностях в учете. 

Что делать бизнесу сейчас: пошаговый план

1. Проведите аудит документооборота: где все еще используются старые форматы?
2. Обновите ПО: убедитесь, что ваша система (например 1С) поддерживает формат 5.03
3. Продлите сертификаты КЭП: электронная подпись должна быть действующей у всех подписантов УПД
4. Выпустите машиночитаемые доверенности для уполномоченных сотрудников, или продлите за 5 минут в онлайн-сервисе, если срок действия МЧД подходит к концу
5. Актуализируйте договоры и регламенты: замените отсылки к ТОРГ-12 и актам по Приказам 551 и 552, зафиксируйте порядок подписания УПД
6. Настройте обмен с контрагентами: протестируйте прием и отправку УПД
7. Проинформируйте персонал о применении УПД формата 5.03
8. Назначьте ответственных за контроль правильности заполнения УПД, в том числе выбора статуса 1 или 2
9. Настройте систему уведомлений: своевременное информирование о неполученных или неподписанных документах критично для закрытия периода

Что будет, если не отказаться от старых форматов документов?

Если компания после 1 января 2026 года продолжит использовать ТОРГ-12 или акт в электронном виде по Приказам ФНС 551 и 552, то такие документы будут считаться недействительными для налогового и бухгалтерского учета. Кроме того, сами операторы ЭДО не смогут принять и передать устаревшие форматы. 

Подписывайтесь на наши каналы, чтобы не пропустить важные новости и последние изменения в законодательстве