В завершение цикла статей про виды электронных перевозочных документов (ЭПД) рассказываем о сопроводительной ведомости. Что это за документ, когда и как он оформляется? Ответы на эти и другие вопросы — в материале.
Электронная сопроводительная ведомость — что это и когда требуется
ЭСВ — это документ, который содержит сведения о перевозке и оформляется в обязательном порядке при соблюдении двух условий:
- Транспортировка груза осуществляется в контейнерах
- Для погрузки и выгрузки товаров контейнер снимают с автомобиля
По закону сопроводительную ведомость можно оформлять в бумажном или электронном виде — документ будет иметь юридическую силу в любом случае. Однако у формата ЭПД есть ряд важных преимуществ:
- Минимизация расходов. При работе с перевозочными документами в электронном виде не требуются расходы на распечатку и пересылку документов
- Скорость. Файлы обмена информацией (ФОИ) ЭПД пересылаются между участниками перевозки мгновенно
- Безопасность. Документы в электронном виде невозможно потерять, похитить или испортить
- Отсутствие ошибок. Сервисы ЭПД проверяют данные в документах на корректность на этапе заполнения, а в государственной информационной системе ЭПД (ГИС ЭПД) файлы проходят проверку на валидность электронной подписи и уникальность идентификационного номера
- Простое хранение. Документы, оформленные в электронном виде, не нужно хранить на бумажных носителях в офисе — операторы передают сведения в ГИС ЭПД, обеспечивают получение, обработку и хранение ЭПД
Кто заполняет электронную сопроводительную ведомость
Данные в документ вносят все участники перевозки:
- грузоотправитель
- перевозчик
- грузополучатель
Форма бумажной сопроводительной ведомости утверждена Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200, а формат ЭСВ был утвержден Приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.
Структура электронной сопроводительной ведомости
ЭСВ включает в себя 4 обязательных раздела (титула), которые заполняются при каждой перевозке, а также 4 дополнительных раздела. Каждый ФОИ заполняется одним из участников перевозки и подписывается квалифицированной (КЭП) или неквалифицированной (НЭП «Госключ») электронной подписью.
| Номер раздела | Кто заполняет | Какую информацию содержит |
| 1 Обязательный | Грузоотправитель или лицо, осуществляющее погрузку | — Данные об участниках перевозки — Информация о грузе — Сведения о водителе и транспортном средстве — Данные об условиях перевозки — Информация о погрузке груза в ТС |
| 2 Обязательный | Перевозчик | — Дополнительные сведения о грузе — Фактические данные о процессе погрузки |
| 3 Обязательный | Грузополучатель | — Сведения о приемке груза — Данные о состоянии груза на момент выгрузки |
| 4 Обязательный | Перевозчик | — Сведения о передаче груза получателю — Информация о процессе выгрузки контейнера |
| 5 Опциональный | Перевозчик | — Данные о переадресации (смене точки выгрузки) — Информация о новом грузополучателе |
| 6 Опциональный | Перевозчик | — Данные о смене водителя ТС в процессе транспортировки — Информация о новом водителе |
| 7 Опциональный | Перевозчик | — Информация о факте хозяйственной деятельности — Данные о стоимости транспортировки |
| 8 Опциональный | Грузоотправитель | — Подтверждение информации о факте хозяйственной деятельности и стоимости транспортировки |
Как заполнить электронную сопроводительную ведомость в сервисе Айтиком.Логистика
- После авторизации в личном кабинете выбрать пункт «Создать документ» в разделе «Управление бизнес-процессами».
- Выбрать строку «ЭСВ (Электронная сопроводительная ведомость)». В открывшемся окне нужно указать грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Если данные участников перевозки уже были добавлены в систему, информация будет заполнена автоматически.
- Внести данные в раздел 1 ЭСВ. В сервисе подсвечиваются поля, которые необходимо заполнить.
- Подписать раздел с помощью КЭП. Выбрать электронную подпись можно в раскрывающемся списке.
- Данные из раздела 1 будут отправлены в сервис Айтиком.Логистика, где система за минуту проверит их корректность. Если будут обнаружены ошибки, документ вернется для внесения правок.
- Задачи на заполнение титулов появляются в личных кабинетах других участников перевозки. Подписание разделов можно отслеживать в личном кабинете.
После подписания всех титулов ЭСВ отправляется на хранение в ГИС ЭПД.
Как начать работать с перевозочными документами в электронном виде
Перейти на ЭПД можно в рамках тест-драйва сервиса Айтиком.Логистика. В рамках акции пользоваться всеми возможностями решения можно бесплатно в течение 3 месяцев. Документы, созданные во время тест-драйва, будут сохранены в сервисе Айтиком.Логистика и доступны для просмотра и скачивания после окончания акции.
Чтобы принять участие в тест-драйве, оставьте заявку.