Сервис создания и управления МЧД Айтиком.Доверенности был разработан Айтиком* в 2023 году, когда применение машиночитаемых доверенностей стало обязательным для сотрудников, участвующих в электронном документообороте или представляющих компанию в информационных системах.
За прошедший год к сервису подключилось множество юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Практический опыт позволил нам усовершенствовать решение и адаптировать его под реальные потребности бизнеса. В результате сервис дополнился полезными функциями, а на создание МЧД теперь уходит всего 20-30 секунд.
Расскажем подробнее о некоторых возможностях Айтиком.Доверенности, которые позволяют работать с МЧД быстро и без ошибок.
*Компания Айтиком — аккредитованный Удостоверяющий центр, оператор узла распределенного реестра блокчейн ФНС, оператор ЭДО и ИС ЭПД.
Автозаполнение
Первый вход в сервис осуществляет руководитель компании по квалифицированной электронной подписи (КЭП). Затем руководитель или назначенный им администратор добавляет в систему сотрудников — по ссылке-приглашению или с помощью пакетной загрузки. В дальнейшем при заполнении МЧД доверитель и представитель выбираются из выпадающего списка, а вручную вводится один раз (и навсегда запоминается) только дата рождения сотрудника.
Автозаполнение позволяет формировать МЧД менее чем за минуту.
Ролевая модель
Машиночитаемую доверенность представителю (сотруднику) выдает доверитель (руководитель). У первого лица компании не всегда есть время формировать каждую МЧД, особенно при большом штате персонала. Ролевая модель позволяет назначить в сервисе Айтиком.Доверенности администратора и передать ему большую часть работы с МЧД.
Администратор может:
- приглашать или добавлять представителей
- формировать доверенности
- проверять полномочия, статус и срок действия МЧД
- импортировать и экспортировать доверенности
- продлевать МЧД за один клик с функцией клонирования
- перемещать МЧД в архив
- управлять всеми МЧД группы компаний из одного личного кабинета
В Айтиком.Доверенности можно назначить несколько администраторов, что особенно актуально для компаний с филиалами и обособленными подразделениями.
Мгновенное подписание МЧД
Администратор сервиса Айтиком.Доверенности берет на себя большую часть работы с МЧД, но подписывать электронные доверенности он не может. Чтобы делегировать полномочия представителю, доверитель должен подписать доверенность электронной подписью. Заявление на отмену МЧД также заверяет КЭП руководитель компании.
Множественное подписание МЧД позволяет существенно экономить время руководителя. Доверитель может сразу подписать все МЧД, которые ожидают своей очереди в разделе «На подпись».
В сервисе Айтиком.Доверенности можно выстроить любой маршрут подписания — например, добавить в схему юриста, чтобы он проверял МЧД перед отправкой руководителю.
Навигатор полномочий
Правильный выбор полномочий для той или иной площадки — главный вопрос, который возникает при создании машиночитаемой доверенности. Для упрощения и ускорения процесса заполнения МЧД добавили в сервис популярные площадки с актуальным перечнем полномочий для каждой. Пользователям достаточно ввести название ресурса, чтобы посмотреть нужные полномочия:
В Айтиком.Доверенности доступно создание МЧД для большинства ресурсов — Социального фонда России, Федеральной таможенной службы, ФНС, Центробанка, Росгвардии, Росалкогольрегулирования, торговых площадок и др.
Проверка МЧД
При обработке входящих и исходящих документов, подписанных представителями, важно проверить статус доверенности и другие параметры. Договор, акт и любой другой документ может оказаться недействительным, если у приложенной МЧД закончился срок действия, либо полномочия указаны неправильно. В личном кабинете сервиса Айтиком.Доверенности доступна детализированная проверка МЧД:
Достаточно ввести номер МЧД и ИНН организации, чтобы просмотреть статус, срок действия доверенности и полномочия представителя.
Пользователи Айтиком.Доверенности в личном кабинете сервиса управляют полным жизненным циклом МЧД — от быстрого создания и регистрации, до проверки и отмены за пару кликов. Хотите автоматизировать работу с МЧД уже сегодня? Оставьте заявку на подключение