В рамках цикла статей, посвященных электронным перевозочным документам (ЭПД), рассматриваем электронную заказ-заявку (ЭЗЗ). Документ также называют заявкой на перевозку. В статье рассказываем, для чего требуется заказ-заявка и как сделать электронный документ в сервисе Айтиком.Логистика.
Что такое ЭЗЗ
Электронная заказ-заявка фиксирует договоренности между владельцем груза (грузоотправителем) и перевозчиком. Документ содержит сведения об участниках перевозки, грузах и специфике транспортировки.
Если стороны заключили договор на организацию перевозки, то электронная заявка оформляется как приложение к нему. В противном случае оформляется электронный заказ. В сервисе ЭПД для документов используется единый формат, утвержденный ФНС.
Заказ на перевозку в электронном виде стал применяться после вступления в силу Постановления правительства от 25.03.2023 № 476. Как и в случае с другими цифровыми перевозочными документами, оформить ЭЗЗ можно только в сервисе оператора информационной системы ЭПД (ИС ЭПД).
Кто и как создает заказ-заявку
ЭЗЗ состоит из двух разделов, которые представляют собой XML-файлы с фиксированным содержанием.
Разделы электронных перевозочных документов также называют титулами или файлами обмена информацией (ФОИ).
Первый титул электронной заказ-заявки создает и заполняет грузоотправитель. В раздел вносятся:
Данные о заказчике перевозки
Информация о грузах, в том числе об их состоянии, количестве, весе, стоимости
Требования к ТС, которые будут использоваться для транспортировки
Указания об особенностях перевозки, например, о необходимости соблюдения температурного режима
Сведения о месте и времени подачи транспорта
Второй титул ЭЗЗ заполняет перевозчик. Он вносит данные:
О водителе или водителях, назначенных на рейс
Об автомобиле, который будет применяться для транспортировки
О лицах, отвечающих за организацию перевозки
О стоимости услуг перевозчика и порядке расчета между сторонами
Создать электронную заказ-заявку можно только при перевозке грузов, но не пассажиров.
После заполнения данных участники перевозки подписывают титулы квалифицированной электронной подписью (КЭП) или неквалифицированной электронной подписью (НЭП) Госключ.
Процесс оформления заказ-заявки в сервисе Айтиком.Логистика
Для авторизации в сервисе необходима КЭП руководителя. После входа в личный кабинет можно формировать документ:
В меню выбора документа выбрать пункт «ЭЗЗ (Электронная заказ и заявка)»
Данные компании-заказчика заполнятся автоматически. Если информация о выбранном перевозчике сохранена в сервисе, она также будет добавлена в ЭЗЗ
Внести данные в первый титул. Поля электронной заказ-заявки, обязательные для заполнения, подсвечиваются красным
Подписать титул с помощью КЭП или НЭП Госключ
Документ будет автоматически проверен сервисом Айтиком.Логистика. Если ошибок нет, задача на заполнение титула 2 ЭЗЗ появляется в личном кабинете перевозчика
Перевозчик заполняет второй титул документа. Данные о статусе заполнения отображаются в личном кабинете инициатора заказ-заявки
После подписания второго титула перевозчиком работа с заказ-заявкой завершается
Заполненная и подписанная ЭЗЗ направляется в ГИС ЭПД. Документ будет доступен для просмотра и скачивания в сервисе Айтиком.Логистика.
Когда заказ-заявка не требуется
ЭЗЗ можно не оформлять, если:
Между участниками перевозки заключен договор, в котором содержится вся информация о перевозке
Перевозка осуществляется без договора
В остальных случаях стороны должны сделать заказ-заявку.
Обязательно ли оформлять заказ-заявку в электронном виде
Применение ЭПД остается на усмотрение участников перевозки — законодательного требования на момент написания статьи нет. ЭЗЗ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ, подписанный перевозчиком и грузоотправителем. Однако электронный формат имеет ряд преимуществ:
Документ не нужно печатать в двух копиях и отправлять почтой или курьерской службой. По подсчетам экспертов Айтиком, применение ЭПД уменьшает затраты на документооборот до 5 раз
ЭЗЗ проходит два этапа проверки. Сначала данные попадают к оператору ИС ЭПД, который контролирует правильность информации. Второй этап проверки проходит в ГИС ЭПД — система проверяет уникальный идентификатор документа и действительность электронных подписей участников. В результате риск ошибок при заполнении заказ-заявки минимален
Документ моментально доставляется от грузоотправителя к перевозчику, а инициатор может отслеживать статус подписания титулов ЭЗЗ
Чтобы самостоятельно оценить преимущества ЭПД, примите участие в тест-драйве сервиса Айтиком.Логистика. В рамках пробного периода вы сможете использовать сервис без ограничений по функционалу, бесплатно и без скрытых обязательств. Чтобы принять участие в тест-драйве, оставьте заявку.