Инструкция по использованию КриптоПРО Office Signature

Неотображаемая электронная подпись

2.1.          Создание и проверка электронной подписи

После завершения редактирования и сохранения документа можно добавить электронную подпись к документу. Подписанный документ будет доступен только для чтения. Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа, поскольку они станут недействительными.

Ниже описывается работа с русскими версиями Microsoft Office.

Для создания неотображаемой электронной подписи в Microsoft Office Word 2007 или Excel 2007 в главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).

Рисунок 4. Добавление электронной подписи в Microsoft Word 2007

Для создания неотображаемой электронной подписи в Microsoft Office Word 2010/2013/2016 или Excel 2010/2013/2016 на вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО) (см. Рисунок 5)

Рисунок 5. Добавление электронной подписи в Microsoft Office 2010/2013/2016

После этого появится диалог подписи документа, в котором нажатием кнопки Изменить можно выбрать личный сертификат подписи. После выбора сертификата нажмите Подписать.

Рисунок 6. Подписание документа

Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль - появится окно ввода пароля.

Рисунок 7. Ввод пароля для контейнера

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится сообщение о статусе подписания документа.

Рисунок 8. Сообщение о подтверждении подписи

После подписи документа в меню Файл, разделе Сведения выводится информация о том, что документ подписан и редактирование запрещено.

Рисунок 9. Сведения о подписанном документе

В строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет электронную подпись.

Рисунок 10. Строка состояния Microsoft Word 2007/2013/2016

Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка

Подписи, в которой указан статус подписи.

Рисунок 11. Статус подписи

Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи. Появится детальное сообщение о составе подписи.

Рисунок 12. Состав подписи

Если открыть документ для редактирования, все подписи удаляются, об этом выводится предупреждение.

При открытии измененного документа, содержащего недействительную ЭП, появится сообщение.

Рисунок 13. Документ с недействительной подписью

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния. В результате справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи. Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мыши и выбором пункта Состав подписи в выпадающем меню.

Рисунок 14. Состав недействительной подписи

2.2.          Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит электронную подпись, его можно подписать еще раз.

Для добавления новой ЭП в Microsoft Office Word 2007 или Excel 2007 в главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).

Для добавления новой ЭП в Microsoft Office Word 2010/2013/2016 или Excel 2010/2013/2016 на вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

Рисунок 15. Несколько подписей в документе

Строка подписи

3.1.          Добавление строки подписи

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО).

Рисунок 16. Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО)

Появится диалоговое окно Настройка подписи (см. Рисунок 17).

Рисунок 17. Настройка подписи

В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты не обязательно.

·                                        в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего;

·                                        в поле Должность предложенного подписывающего - название должности подписывающего;

·                                        в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего - адрес электронной почты подписывающего;

·                                        в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись;

·                                        для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи;

·                                        для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК. Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.

Рисунок 18. Строка подписи

При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи, например, если документ подписывается разными людьми. Добавление второй и следующих видимых подписей должно происходить до того, как будет добавлена первая электронная подпись, так как в этот момент содержимое документа становится защищенным от редактирования.

3.2.          Добавление электронной подписи в строку подписания

Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется поместить электронную подпись, или выберите Подписать в контекстном меню, щелкнув правой кнопкой мыши по элементу подписи. Появится диалоговое окно Подписание.

Рисунок 19. Выбор параметров электронной подписи

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается…

При нажатии ссылки Выбрать рисунок можно добавить изображение, например, своей рукописной подписи.

Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически. Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат.

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать. Выводится окно, в которое нужно ввести пароль к контейнеру закрытого ключа, после ввода правильного пароля по- явится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это со- общение.

Рисунок 20. Подтверждение подписи

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи, в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись - в разделе Требуемые подписи.

Рисунок 21. Требуемые подписи

После того, как в документе появилась первая (или единственная) цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается. Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.

При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.