С 1 сентября 2026 года для ряда перевозочных документов электронный формат стал обязательным. Компаниям, которые не успели присоединиться к обмену электронными экспедиторскими документами, транспортными накладными (ЭТрН) и заказами–заявками (ЭЗЗ), необходимо выбрать оператора и подключиться к системе ЭПД.
Разберем, на что обратить внимание при выборе оператора и как перейти в цифровую среду за 1–2 дня, не задерживая текущие перевозки.
Важно. Отсрочка до 1 марта 2027 года, которую активно обсуждали на рынке, не переносит срок обязательного перехода на ЭПД. Подробнее о том, что означает эта дата и почему не стоит ждать марта, рассказали в отдельной статье.
Для начала проверьте статус оператора ИС ЭПД
Аккредитация Минтранса и действующий статус оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) — обязательные критерии, которые требуют проверки.
Привычные системы ЭДО, где компании формируют электронную отчетность, договоры и акты для контрагентов или внутренние документы, не подходят для работы с ЭТрН и другими ЭПД.
Участники взаимодействия создают, подписывают и передают электронные документы через оператора ИС ЭПД. Он обеспечивает обмен документами в установленных форматах между сторонами перевозки и передачу необходимых сведений в государственную систему (ГИС ЭПД).
Как проверить оператора:
- Откройте официальный реестр Минтранса
- Найдите компанию по наименованию или ИНН
- Проверьте статус реестровой записи и сведения о подключении информационной системы к ГИС ЭПД
Наличие записи — необходимая отправная точка, однако не гарантия, что сервис оператора подходит под ваши сценарии и документы.
Оператором ИС ЭПД может быть только юридическое лицо. Компанию проверяют в реестре по ее наименованию или ИНН, а не по названию сервиса.
Например, ООО «Айтиком» — оператор ИС ЭПД, реестровая запись № 20230511. Айтиком.Логистика — решение для работы с электронными перевозочными документами.
Подключение к ЭПД могут предлагать не только сами операторы, но и их партнеры или интеграторы. Если компании нет в реестре, уточните, через какого оператора будет проходить обмен документами и с кем заключается соглашение об ЭДО.
Проверьте работу сервиса ЭПД до заключения договора
Отдельные функции сервиса ЭПД и тарифы важны, но не первоочередные на старте. Посмотрите, как будет выглядеть работа с электронными перевозочными документами на практике.
1. Первая перевозка с ЭПД
Попросите оператора показать процесс ЭПД на вашем типовом сценарии — от регистрации в сервисе, добавления сотрудников и транспорта до первого оформленного документа.
Уточните, кто вносит данные в систему, есть ли ролевая модель и насколько гибко можно разграничить доступы. Например, сможет ли водитель под своей учетной записью изменить настройки сервиса или сведения в ЭТрН, которые должен заполнять логист.
Обратите внимание, разделены ли два этапа: начало работы с ЭПД и автоматизация. Можно ли сначала оформлять документы в веб-кабинете, а интеграцию с ERP, TMS, 1С или другой учетной системой провести позже?
Этот момент особенно важен для компаний, которым уже нужно формировать обязательные ЭТрН, заказы и заявки или электронные экспедиторские документы. Если оператор требует обязательную интеграцию, то сроки подключения ЭПД будут зависеть от продолжительности проекта.
В Айтиком типовое подключение к ИС ЭПД занимает 1–2 дня. Компания может начать оформлять документы через веб-интерфейс, а затем при необходимости провести интеграцию.
Сервис аккредитованного оператора ИС ЭПД Айтиком.Логистика
Подготовим компанию к обязательному переходу на ЭПД
- Веб-кабинет — за 1-2 дня
- Обучение пользователей
- Интеграция с 1С и другими учетными системами
- Экспертное сопровождение запуска
2. Подписание ЭПД и подтверждение полномочий
Подключить сотрудников к сервису недостаточно — у них должны быть электронные подписи и необходимые полномочия для работы с документами.
Уточните у оператора, какие подписи подходят для ваших документов, кому потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД) и можно ли оформить все необходимое при подключении.
Проверьте и сам процесс подписания. Например, как осуществляется выбор сертификата и подтверждение полномочий сотрудников, есть ли шаблоны подписания.
В Айтиком можно подключиться к ЭПД, выпустить сертификаты электронной подписи и МЧД в рамках одного обращения.
3. Обмен ЭПД с контрагентами в роуминге
Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель могут быть подключены к разным операторам ИС ЭПД. В этом случае обмен документами между системами обеспечивает роуминг.
Наличие роуминга в списке возможностей еще не означает, что вы сможете обмениваться всеми нужными документами с каждым контрагентом.
Перед подключением составьте список ключевых партнеров и уточните, услугами каких операторов они пользуются. Попросите выбранного оператора заранее проверить передачу ЭТрН, ЭЗЗ или других ЭПД между вашими системами.
Уточните также, нужно ли отдельно настраивать роуминг, сколько времени это займет и предусмотрена ли дополнительная плата за межоператорский обмен.
Оператор Айтиком завершил настройку роуминга со всеми операторами из реестра Минтранса.
Выбирайте оператора для себя, а не под каждого контрагента
Подключайтесь к Айтиком.Логистика и обменивайтесь ЭПД с любыми партнерами — без дополнительных настроек и доплат
- 0 ₽ за роуминг
- автоматический обмен
4. Работа водителя с ЭПД
Проверьте не только интерфейс логиста, но и как с документами будет работать водитель. Именно ему придется выполнять часть действий с ЭТрН во время перевозки.
Попросите показать мобильное приложение или другой предусмотренный сервисом способ работы водителя. Что важно спросить:
- Как водитель получает документ, какие сведения видит?
- Как подтверждает необходимые действия при приемке и сдаче груза?
- Как предъявляет документ при проверке?
- Что происходит при изменении маршрута, переадресовке груза или обнаружении ошибки в документе?
- Какие сведения водитель может изменить сам, а какие должен скорректировать другой участник?
Еще один важный момент — связь. На маршруте не всегда есть стабильный интернет, поэтому нужно заранее понимать, какие действия доступны без подключения к сети, а какие придется выполнить после восстановления доступа.
Лучше проверить этот сценарий на обычном смартфоне, которым пользуется водитель, а не ограничиваться демонстрацией кабинета логиста.
Как работать с ЭПД в мобильном приложении Айтиком.Логистика — смотрите инструкцию
Остались вопросы? Оставьте заявку — свяжемся с вами, покажем возможности веб-кабинета Айтиком.Логистика и функционал мобильного приложения
5. Тарифы, интеграция и техническая поддержка
При сравнении предложений обращайте внимание не только на стоимость подключения или цену одного документа.
У операторов могут различаться единицы тарификации: документ, отдельный титул, пакет или период обслуживания. Поэтому сначала уточните, за что именно взимается плата, а затем попросите рассчитать стоимость на вашем объеме перевозок.
Проверьте, есть ли дополнительные расходы на роуминг, подключение нескольких организаций, новых пользователей и техническое сопровождение.
Если планируете интеграцию, выясните, как именно она проходит, создается ли отдельная рабочая группа под проект, проводится ли обучение пользователей. Если в вашей компании или учреждении особые требования к информационной безопасности, должна быть доступна коробочная версия решения.
Не менее важна техническая поддержка. Например, если ЭТрН не отправляется контрагенту или водитель не может выполнить нужное действие в рейсе, кто будет разбираться в проблеме? Как связаться со специалистом и как быстро он подключится к решению вопроса?
До заключения договора стоит получить не только расчет стоимости, но и понятные условия сопровождения.
Что подтвердить до подключения к оператору
| Критерий | Что проверить | Оператор Айтиком |
| Статус оператора | Компания включена в реестр Минтранса, ее система подключена к ГИС ЭПД | Включен в реестр Минтранса, подключен к ГИС ЭПД |
| Документы | Сервис поддерживает нужные документы и сценарии работы | Поддерживает все форматы и сценарии ЭПД |
| Подписание ЭПД | Порядок подписания, какие подписи необходимы, как подтверждаются полномочия | В сервисе настраиваются шаблоны подписания МЧД можно добавить в систему заранее — при подписании не придется вносить данные вручную Выпуск электронных подписей и МЧД через аккредитованный Удостоверяющий центр Айтиком при подключении ЭПД |
| Роуминг | Поддержка межоператорского обмена по нужным форматам ЭПД | Завершена настройка роуминга с операторами ИС ЭПД из реестра Минтранса России Роуминг уже работает, дополнительные технические настройки со стороны клиента не требуются |
| Мобильное приложение водителя | Доступность работы с ЭПД для водителя, возможность подписания документов в мобильном приложении | Адаптивное мобильное приложение водителя: – просмотр ЭТрН и других документов – онлайн-уведомления о переадресовках – фиксация дозаправок в пути – QR-код с ЭПД для проверяющих – подтверждение приема или отказа от груза в 1 клик – подписание ЭТрН перевозчиком в приложении с использованием электронной подписи Госключ |
| Срок подключения | Доступность веб-кабинета до интеграции для быстрого запуска процесса ЭПД | Старт работы в веб-кабинете за 1–2 дня Масштабирование по мере необходимости: расширение сценариев перевозки и форматов ЭПД Интеграция с любыми системами |
| Стоимость | Порядок тарификации, за что берется дополнительная плата | Гибкие тарифы — не переплачиваете за лишний объем Нет скрытых комиссий Бесплатный роуминг Бесплатные уведомления о статусах документов |
Техническая поддержка Дополнительные услуги | Доступность техподдержки | Оперативная техподдержка Рабочая группа под проект при интеграциях Обучение пользователей |
Как подключиться к ЭПД через Айтиком
Свяжитесь с нами. Специалисты направления ЭПД:
— Подберут способ подключения с учетом ваших объемов перевозок и тариф без переплат
— Обозначат сроки запуска и объяснят, что потребуется для начала работы
— Помогут настроить доступы сотрудникам с учетом их ролей в перевозке
— Покажут, как оформлять, подписывать и отправлять первые ЭПД
— Расскажут о возможностях интеграции с 1С:УАТ и другими учетными системами
— Продемонстрируют возможности мобильного приложения
— При необходимости помогут выпустить электронные подписи и МЧД для подписантов ЭПД уже в день обращения
Начать обмен ЭПД через веб-интерфейс Айтиком.Логистика можно за 1–2 дня. Интеграцию с учетной системой при необходимости можно выполнить отдельно, без задержки запуска.
Оставьте заявку на безлимитный и бесплатный доступ к сервису на 2 недели