Машиночитаемая доверенность: что это и как ей пользоваться?

Самую актуальную информацию об МЧД (машиночитаемой доверенности) читайте в обновленной статье.

В статье разберем все важное, что нужно знать про МЧД: что это такое, для чего нужна, как должна выглядеть, зачем организация или предприниматель создают машиночитаемую доверенность, кто ее должен подписывать.

Теперь с подписей для юрлиц, используемых раньше, в ближайшее время придется перейти на КЭП, которую многие до сих пор ошибочно называют электронной цифровой подписью (ЭЦП) для физических лиц. Она будет подкрепляться машиночитаемой доверенностью — МЧД. Такая доверенность является аналогом бумажной. Ее должен получить сотрудник компании, чтобы подтвердить свое право подписывать документы при помощи ЭП и действовать от лица организации. Что такое МЧД (еще ее принято называть электронной доверенностью), как ею пользоваться, как оформить МЧД и что она должна содержать, расскажем сегодня.

Для чего нужна машиночитаемая доверенность

МЧД — это вид доверенности, которая формируется в электронном виде. Файл содержит данные, которые должны считываться машинным механизмом. МЧД в комплекте с ЭП можно использовать для подписания документов компании, удаленного ведения бухгалтерии, уплаты налогов и других задач.

Новость о МЧД появилась в начале 2022 г., в связи с изменениями в 63-ФЗ. Так, машиночитаемые доверенности должны повысить безопасность использования ЭП в компаниях.

Введение МЧД означает, что теперь сотрудникам достаточно использовать сертификат подписи физического лица, чтобы подписывать документы и действовать от лица организации. Однако по новым правилам потребуется приложить к документам МЧД. Доверенность подтвердит, что физлицо действительно является сотрудником организации, наделенным соответствующими полномочиями.

Раньше сотрудники компаний могли использовать два способа, чтобы подписывать документы организаций (например, сдавать отчетность в ФНС — Федеральную налоговую службу и ФСС — Фонд социального страхования). Допускалось использовать ЭП для юридического лица, однако этот способ считался несовершенным — он не всегда оставлял возможность проверить, есть ли у сотрудника такие полномочия и действительны ли они на момент подписания документа.

Второй способ — использовать ЭП руководителя компании, вернее, дубликат электронной подписи. Этот способ был еще менее безопасным, ведь все, кто имел доступ к ЭЦП директора, мог совершать любые действия от лица компании, в том числе ликвидировать ее или совершить финансовую махинацию.

Когда МЧД станут обязательными

Работа с машиночитаемыми доверенностями чрезвычайно важна для организации. С 1 января 2023 г. использование МЧД станет обязательным для всех организаций — это определено в 476-ФЗ. Однако не исключено, что срок перехода будет перенесен — уже подготовлен законопроект, который предлагает ввести обязательное использование МЧД на 31 августа 2023 г. На данный момент применять электронные доверенности необязательно, но такая возможность у компаний есть.

Однако стоит отметить, что на данный момент работа с МЧД находится на переходном этапе. Порядок ее регистрации и использования не до конца проработан, поэтому применение возможно с большими ограничениями. Так, сейчас существует только три способа использовать машиночитаемые доверенности:

• отправлять отчетность в налоговую (ФНС)
• Обращаться в ФСС
• работать с контрагентами по предварительной договоренности, что обе стороны готовы использовать МЧД, а система ЭДО, которой они пользуются, умеет работать с машиночитаемыми доверенностями.

Кроме того, на данный момент сохраняется возможность подписывать документы компании сотрудникам с ЭП юрлица — то есть работать по старой схеме.

Важно! Эксперты отмечают, что начать работу с МЧД лучше в 2022 г. Это позволит адаптироваться к новым требованиям до того момента, когда они станут обязательными.

Требования к МЧД

С 1 января 2022 г. вступил в силу Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857. В нем указаны требования к составу машиночитаемой доверенности. Вот важнейшие из них:

• доверенность должна быть оформлена в формате XML, причем система ЭДО должна уметь работать с этим форматом и автоматически обрабатывать данные
• МЧД должна быть подписана только электронной подписью руководителя организации или ИП
• система ЭДО, в которой открывается доверенность, должна оставлять за руководителем компании (или ИП) право отозвать электронную доверенность
• формат МЧД может быть разный

За государственными информационными системами остается право разрабатывать собственные правила и требования к выдаче и оформлению электронной доверенности.

Что должна содержать машиночитаемая доверенность?

Этот же приказ определяет, какие сведения должны быть указаны в доверенности. Так, в ней нужно отразить:

1. Название документа
2. Информацию о доверителе. Для физического лица или ИП потребуется указать ФИО, ИНН, страховой номер индивидуального лицевого счета, для ИП дополнительно нужно вписать его регистрационный номер. Для юрлица нужны такие сведения: наименование, фактический адрес, ИНН, регистрационный номер, код причины постановки на учет, а также все сведения о лице, которое действует от имени компании без доверенности
3. Сведения о представителе. Повторяют перечень информации о доверителе для физлица, но включают также и информацию о документе, удостоверяющем личность
4. Дату доверенности и срок действия (если доверенность выдается на определенный срок)
5. Перечень полномочий сотрудника, на которого выдается МЧД
6. Коды-идентификаторы полномочий из 63-ФЗ. Если для таких полномочий нет специального кода, их следует описать текстом.
7. Сведения об информационной системе, в которой готовилась доверенность и которая дает возможность проверить информацию из МЧД и отозвать ее.
8. Номер МЧД.
9. УКЭП, которой подписана электронная доверенность.
10. Возможность передоверия МЧД.

По сути, МЧД содержит в себе те же сведения, что и бумажный аналог, за исключением кода, сведений о системе и данных усиленной квалифицированной электронной подписи.

Как работать с МЧД: ключевые принципы

Работа с МЧД включает в себя несколько важнейших принципов. На данный момент нет исчерпывающих сведений о применении, выпуске МЧД, порядке работы с ней — многие аспекты дорабатываются. Однако кое-что уже известно точно — из ПП РФ от 21.02.2022 № 223:

• Как сформировать МЧД? Для того, чтобы зарегистрировать МЧД руководитель организации или ИП создает электронную доверенность в информационной системе — строго в формате XML. Затем ее требуется подписать УКЭП — это может сделать также только руководитель компании или индивидуальный предприниматель. Некоторые системы ЭДО не позволяют подписывать МЧД — это придется сделать самостоятельно при помощи программ для подписи электронных документов.
• Как хранить МЧД? Строгих требований нет. На сегодняшний день ведутся разговоры о создании единого блокчейн-хранилища для МЧД, но пока это предложение не реализовано. На сегодняшний день электронные доверенности могут храниться в информационных системах операторов ЭДО, ФНС, ФСС (ранее ПФР), аккредитованных УЦ, удостоверяющих центров Казначейства, Центробанка, Федеральной налоговой службы, а также систем, где происходит подписание документов электронной подписью.

Обновленная информация. Первая паника и вопросы, такие как «доверенность МЧД что это?» прошли. По состоянию на начало 2024 года уже функционируют сервисы по работе с МЧД, где можно создавать, подписывать и хранить машиночитаемые доверенности. Так, компания Айтиком еще в 2023 году представила собственную разработку — удобный сервис управления МЧД Айтиком.Доверенности. Помимо создания МЧД (в том числе в универсальном формате 003), подписания и отмены, в сервисе можно быстро найти нужную доверенность, проверить МЧД онлайн (срок действия, статус и полномочия), а также загрузить архив. Полномочия представителя можно выбирать из справочника или заполнять вручную. Также доступно внедрение сервиса в любую информационную систему через API.

Айтиком является оператором узла блокчейн ИФНС, аккредитованным Удостоверяющим центром и оператором электронного документооборота. Поэтому пользователи могут работать в сервисе МЧД, выпускать электронные подписи физического лица на сотрудников и продлять их, а также передавать документы контрагентам через систему ЭДО в режиме «единого окна».

• Как отправлять МЧД? Сейчас существует два способа отправки МЧД. Можно приложить саму доверенность вместе с пакетом электронных документов (ее потребуется «поднять» из архива). А можно приложить только номер доверенности — например, если доверенность была зарегистрирована в ФНС, ей был присвоен номер, а сведения из МЧД становятся доступны по номеру доверенности. Сам документ прикреплять не надо — получатель может проверить информацию самостоятельно.
• Что можно проверить по МЧД? Получатель может проверить МЧД доверенность онлайн и узнать из нее всю необходимую информацию. Во-первых, МЧД подтвердит принадлежность физлица к компании, от лица которой он действует. Во-вторых, в доверенности указывается срок ее действия и перечень полномочий сотрудника. В-третьих, доверенность позволяет убедиться в подлинности электронной подписи руководителя организации.
• Как отозвать МЧД? Отзыв доверенности может потребоваться в нескольких случаях, например, если сотрудник уволился или если изменились его полномочия (например, в связи с переводом в другой отдел или подразделение). Руководитель организации может отозвать машиночитаемую доверенность, написав соответствующее заявление. Его нужно направить в информационную систему, которая хранит МЧД. Формы же заявления на отзыв доверенности каждая ИС устанавливает самостоятельно. ФНС, например, уже подготовила формат такого заявления в письме от 20.01.2022.

Важно! В рамках одной доверенности можно указать сразу несколько кодов полномочий, т.е. одной МЧД можно наделить сотрудника правом заверять разные типы документов.

МЧД в ФНС и ФСС: порядок работы

Работать с машиночитаемыми доверенностями уже начали две государственные структуры: ФНС и ФСС.

Налоговая подробно описывает регламент работы с МЧД в приказе от 30 апреля 2021 г. Согласно зафиксированным требованиям, компаниям придется пройти несколько этапов:

1. Подготовить машиночитаемую доверенность (например, на уполномоченного сотрудника).
2. Отправить МЧД в Федеральную налоговую службу.
3. Получить уникальный номер МЧД — он будет присвоен после того, как ФНС примет доверенность. Этот номер потребуется указывать каждый раз при отправке отчетности.

Фактически привычная процедура передачи бумажной доверенности переведена в более удобный электронный формат. ФСС придерживается такого же регламента работы с МЧД.

Какие еще государственные системы планируют начать работу с МЧД в ближайшее время

Переход на МЧД в ближайшее время планируют и другие государственные порталы. Сейчас об активной подготовке заявили:

• Честный ЗНАК
• Росстат
• ЕГАИС РАР

Другие государственные структуры и организации, информационные системы пока не заявляли о переходе к МЧД, однако с 1 января 2023 г., согласно требованиям закона, абсолютно все ГИС также будут обязаны запустить процессы работы с электронными доверенностями формата XML.