Машиночитаемая доверенность: что это и как ей пользоваться?

С января 2022 г. начался постепенный переход к новой схеме работы с электронными подписями для сотрудников. 

Теперь с подписей для юрлиц, которые использовались раньше, в ближайшее время придётся перейти на ЭП для физических лиц, которые будут подкрепляться машиночитаемой доверенностью – МЧД. Такая доверенность является аналогом бумажной. Её должен получить сотрудник компании, чтобы подтвердить свое право подписывать документы при помощи ЭП и действовать от лица организации.

Что такое МЧД (ещё её принято называть электронной доверенностью), как ею пользоваться, как оформить МЧД и что она должна содержать, расскажем сегодня.

Для чего нужна машиночитаемая доверенность? 

МЧД стали применяться с начала 2022 г. Эти изменения совпали с нововведениями в 63-ФЗ.

Так, машиночитаемые доверенности должны повысить безопасность использования ЭП в компаниях. Например, теперь сотрудникам достаточно использовать подпись физического лица, чтобы подписывать документы и действовать от лица организации. Однако по новым правилам ему потребуется приложить к документам МЧД – доверенность подтвердит, что физлицо действительно является сотрудником организации, наделенным соответствующими полномочиями.

Как было раньше? Сотрудники компаний могли использовать два способа, чтобы подписывать документы организаций (например, сдавать отчётность в ФНС и ФСС). Допускалось использовать ЭП для юридического лица, однако этот способ считался несовершенным – он не всегда оставлял возможность проверить, есть ли у сотрудника такие полномочия и действительны ли они на момент подписания документа.

Второй способ – использовать ЭП руководителя компании, вернее, дубликат электронной подписи. Этот способ был еще менее безопасным, ведь все, кто имел доступ к нему, мог совершать любые действия от лица компании, в том числе ликвидировать её или совершить финансовую махинацию.

Когда МЧД станут обязательными?

Работа с машиночитаемыми доверенностями чрезвычайно важна для организации. С 1 января 2023 г. использование МЧД станет обязательным для всех организаций – это определено в 476-ФЗ. Однако не исключено, что срок перехода будет перенесён - уже подготовлен законопроект, который предлагает ввести обязательное использование МЧД на 31 августа 2023 г. На данный момент применять электронные доверенности необязательно, но такая возможность у компаний есть.

Однако стоит отметить, что на данный момент работа с МЧД находится на переходном этапе. Порядок её использования не до конца проработан, поэтому оно возможно с большими ограничениями. Так, сейчас существует только три способа применять машиночитаемые доверенности:

• отправлять отчётность в ФНС;

• обращаться в ФСС;

• работать с контрагентами по предварительной договоренности, что обе стороны готовы использовать МЧД, а система ЭДО, которой они пользуются, умеет работать с машиночитаемыми доверенностями.

Кроме того, на данный момент сохраняется возможность подписывать документы компании сотрудникам с ЭП юрлица – то есть работать по старой схеме.

Важно! Эксперты отмечают, что начать работу с МЧД лучше в 2022 г. Это позволит адаптироваться к новым требованиям до того момента, когда они станут обязательными. 

Требования к МЧД

С 1 января 2022 г. вступил в силу Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857. В нем указаны требования к машиночитаемой доверенности. Вот важнейшие из них:

• доверенность должна быть создана в формате XML, причём система ЭДО должна уметь работать с этим форматом и автоматически обрабатывать данные;

•  МЧД должна быть подписана только электронной подписью руководителя организации или ИП;

• система ЭДО, в которой создается доверенность, должна оставлять за руководителем компании (или ИП) право отозвать электронную доверенность;

•  форма МЧД может быть разной: за государственными информационными системами остается право разрабатывать собственные правила и требования к оформлению электронной доверенности. 

Что должна содержать машиночитаемая доверенность?

Этот же приказ определяет, какие сведения должны быть указаны в доверенности. Так, в ней нужно отразить:

1.     Название документа.

2.     Информацию о доверителе. Для физического лица или ИП потребуется указать ФИО, ИНН, страховой номер индивидуального лицевого счета, для ИП дополнительно нужно вписать его регистрационный номер. Для юрлица нужны такие сведения: наименование, фактический адрес, ИНН, регистрационный номер, код причины постановки на учет, а также все сведения о лице, которое действует от имени компании без доверенности.

3.     Сведения о представителе: повторяют перечень информации о доверителе для физлица, но включают также и информацию о документе, удостоверяющем личность.

4.     Дату доверенности и срок действия (если доверенность выдается на определенный срок).

5.     Перечень полномочий сотрудника, на которого выдаётся МЧД.

6.     Коды-идентификаторы полномочий из 63-ФЗ. Если для таких полномочий нет специального кода, их следует описать текстом.

7.     Сведения об информационной системе, в которой готовилась доверенность и которая дает возможность проверить информацию из МЧД и отозвать ее.

8.     Номер МЧД.

9.     УКЭП, которой подписана электронная доверенность.

10.  Возможность передоверия МЧД.

Как работать с МЧД: ключевые принципы

Работа с МЧД включает в себя несколько важнейших принципов. На данный момент нет исчерпывающих сведений о применении, выпуске МЧД, порядке работы с ней – многие аспекты дорабатываются. Однако кое-что уже известно точно – из ПП РФ от 21.02.2022 № 223:

1.     Как сформировать МЧД? Для этого руководитель организации или ИП создаёт электронную доверенность в информационной системе - строго в формате XML. Затем её требуется подписать УКЭП – это может сделать также только руководитель компании или индивидуальный предприниматель. Некоторые системы ЭДО не позволяют подписывать МЧД – это придётся сделать самостоятельно при помощи программ для подписи электронных документов.

2.     Как хранить МЧД? Строгих требований нет. На сегодняшний день ведутся разговоры о создании единого блокчейн-хранилища для МЧД, но пока это предложение не реализовано. На сегодняшний день электронные доверенности могут храниться в таких информационных системах:

• операторов ЭДО;

• ФНС, ФСС;

• аккредитованных УЦ;

•  удостоверяющих центров Казначейства, Центробанка, ФНС;

• систем, где происходит подписание документов электронной подписью.

3.     Как отправлять МЧД? Сейчас существует два способа отправки МЧД. Можно приложить саму доверенность вместе с пакетом электронных документов (ее потребуется «поднять» из архива). А можно приложить только номер доверенности – например, если доверенность была принята в ФНС, ей был присвоен номер, а сведения из МЧД становятся доступны по номеру доверенности. Сам документ прикреплять не надо – получатель может проверить информацию самостоятельно.

4.     Что можно проверить по МЧД? Получатель электронной доверенности может узнать из нее всю необходимую информацию. Во-первых, МЧД подтвердит принадлежность физлица к компании, от лица которой он действует. Во-вторых, в доверенности указывается срок ее действия и перечень полномочий сотрудника. В-третьих, доверенность позволяет убедиться в подлинности электронной подписи руководителя организации. На сегодняшний день сформировать и проверить доверенность помогает специально подготовленный сервис ФНС. 

5.     Как отозвать МЧД? Отзыв доверенности может потребоваться в нескольких случаях, например, если сотрудник уволился или если изменились его полномочия (например, в связи с переводом в другой отдел или подразделение). Руководитель организации может отозвать машиночитаемую доверенность, написав соответствующее заявление. Его нужно направить в информационную систему, которая хранит МЧД. Формы же заявления на отзыв доверенности каждая ИС устанавливает самостоятельно. ФНС, например, уже подготовила формат такого заявления в письме от 20.01.2022. 

Важно! В рамках одной доверенности можно указать сразу несколько кодов полномочий, т.е. одной МЧД можно наделить сотрудника правом заверять разные типы документов.

МЧД в ФНС и ФСС: порядок работы

Работать с машиночитаемыми доверенностями уже начали две государственные структуры: ФНС и ФСС.

Налоговая подробно описывает регламент работы с МЧД в приказе от 30 апреля 2021 г. Согласно зафиксированным требованиям, компаниям придётся пройти несколько этапов:

1.     Подготовить машиночитаемую доверенность (например, на уполномоченного сотрудника).

2.     Отправить МЧД в Федеральную налоговую службу.

3.     Получить уникальный номер МЧД – он будет присвоен после того, как ФНС примет доверенность. Этот номер потребуется указывать каждый раз при отправке отчётности.

Фактически привычная процедура передачи бумажной доверенности переведена в более удобный электронный формат. ФСС придерживается такого же регламента работы с МЧД.  

Какие еще государственные системы планируют начать работу с МЧД в ближайшее время?

Переход на МЧД в ближайшее время планируют и другие государственные порталы. Сейчас об активной подготовке заявили:

• Честный ЗНАК;

• Росстат;

• ЕГАИС РАР.

Другие государственные структуры и организации, информационные системы пока не заявляли о переходе к МЧД, однако с 1 января 2023 г., согласно требованиям закона, абсолютно все ГИС также будут обязаны запустить процессы работы с электронными доверенностями.

Остались вопросы? Задайте их специалистам УЦ ITCOM. Позвоните по номеру  8 800 550 87 19 или закажите обратный звонок. Начните подготовку к обязательному внедрению МЧД уже сейчас на самых выгодных условиях, а все трудности ITCOM возьмёт на себя!