С января 2022 г. начался постепенный переход к новой схеме работы с электронными подписями для сотрудников.
Теперь с подписей для юрлиц, которые использовались раньше, в ближайшее время придётся перейти на ЭП для физических лиц, которые будут подкрепляться машиночитаемой доверенностью – МЧД. Такая доверенность является аналогом бумажной. Её должен получить сотрудник компании, чтобы подтвердить свое право подписывать документы при помощи ЭП и действовать от лица организации.
Что такое МЧД (ещё её принято называть электронной доверенностью), как ею пользоваться, как оформить МЧД и что она должна содержать, расскажем сегодня.
Для чего нужна машиночитаемая доверенность?
МЧД стали применяться с начала 2022 г. Эти изменения совпали с нововведениями в 63-ФЗ.
Так, машиночитаемые доверенности должны повысить безопасность использования ЭП в компаниях. Например, теперь сотрудникам достаточно использовать подпись физического лица, чтобы подписывать документы и действовать от лица организации. Однако по новым правилам ему потребуется приложить к документам МЧД – доверенность подтвердит, что физлицо действительно является сотрудником организации, наделенным соответствующими полномочиями.
Как было раньше? Сотрудники компаний могли использовать два способа, чтобы подписывать документы организаций (например, сдавать отчётность в ФНС и ФСС). Допускалось использовать ЭП для юридического лица, однако этот способ считался несовершенным – он не всегда оставлял возможность проверить, есть ли у сотрудника такие полномочия и действительны ли они на момент подписания документа.
Второй способ – использовать ЭП руководителя компании, вернее, дубликат электронной подписи. Этот способ был еще менее безопасным, ведь все, кто имел доступ к нему, мог совершать любые действия от лица компании, в том числе ликвидировать её или совершить финансовую махинацию.
Когда МЧД станут обязательными?
Работа с машиночитаемыми доверенностями чрезвычайно важна для организации. С 1 января 2023 г. использование МЧД станет обязательным для всех организаций – это определено в 476-ФЗ. Однако не исключено, что срок перехода будет перенесён - уже подготовлен законопроект, который предлагает ввести обязательное использование МЧД на 31 августа 2023 г. На данный момент применять электронные доверенности необязательно, но такая возможность у компаний есть.
Однако стоит отметить, что на данный момент работа с МЧД находится на переходном этапе. Порядок её использования не до конца проработан, поэтому оно возможно с большими ограничениями. Так, сейчас существует только три способа применять машиночитаемые доверенности:
-
отправлять отчётность в ФНС;
-
обращаться в ФСС;
-
работать с контрагентами по предварительной договоренности, что обе стороны готовы использовать МЧД, а система ЭДО, которой они пользуются, умеет работать с машиночитаемыми доверенностями.
Кроме того, на данный момент сохраняется возможность подписывать документы компании сотрудникам с ЭП юрлица – то есть работать по старой схеме.
Важно! Эксперты отмечают, что начать работу с МЧД лучше в 2022 г. Это позволит адаптироваться к новым требованиям до того момента, когда они станут обязательными.
Требования к МЧД
С 1 января 2022 г. вступил в силу Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857. В нем указаны требования к машиночитаемой доверенности. Вот важнейшие из них:
-
доверенность должна быть создана в формате XML, причём система ЭДО должна уметь работать с этим форматом и автоматически обрабатывать данные;
-
МЧД должна быть подписана только электронной подписью руководителя организации или ИП;
-
система ЭДО, в которой создается доверенность, должна оставлять за руководителем компании (или ИП) право отозвать электронную доверенность;
-
форма МЧД может быть разной: за государственными информационными системами остается право разрабатывать собственные правила и требования к оформлению электронной доверенности.
Что должна содержать машиночитаемая доверенность?
Этот же приказ определяет, какие сведения должны быть указаны в доверенности. Так, в ней нужно отразить:
1. Название документа.
2. Информацию о доверителе. Для физического лица или ИП потребуется указать ФИО, ИНН, страховой номер индивидуального лицевого счета, для ИП дополнительно нужно вписать его регистрационный номер. Для юрлица нужны такие сведения: наименование, фактический адрес, ИНН, регистрационный номер, код причины постановки на учет, а также все сведения о лице, которое действует от имени компании без доверенности.
3. Сведения о представителе: повторяют перечень информации о доверителе для физлица, но включают также и информацию о документе, удостоверяющем личность.
4. Дату доверенности и срок действия (если доверенность выдается на определенный срок).
5. Перечень полномочий сотрудника, на которого выдаётся МЧД.
6. Коды-идентификаторы полномочий из 63-ФЗ. Если для таких полномочий нет специального кода, их следует описать текстом.
7. Сведения об информационной системе, в которой готовилась доверенность и которая дает возможность проверить информацию из МЧД и отозвать ее.
8. Номер МЧД.
9. УКЭП, которой подписана электронная доверенность.
10. Возможность передоверия МЧД.
Как работать с МЧД: ключевые принципы
Работа с МЧД включает в себя несколько важнейших принципов. На данный момент нет исчерпывающих сведений о применении, выпуске МЧД, порядке работы с ней – многие аспекты дорабатываются. Однако кое-что уже известно точно – из ПП РФ от 21.02.2022 № 223:
1. Как сформировать МЧД? Для этого руководитель организации или ИП создаёт электронную доверенность в информационной системе - строго в формате XML. Затем её требуется подписать УКЭП – это может сделать также только руководитель компании или индивидуальный предприниматель. Некоторые системы ЭДО не позволяют подписывать МЧД – это придётся сделать самостоятельно при помощи программ для подписи электронных документов.
2. Как хранить МЧД? Строгих требований нет. На сегодняшний день ведутся разговоры о создании единого блокчейн-хранилища для МЧД, но пока это предложение не реализовано. На сегодняшний день электронные доверенности могут храниться в таких информационных системах:
-
операторов ЭДО;
-
ФНС, ФСС;
-
аккредитованных УЦ;
-
удостоверяющих центров Казначейства, Центробанка, ФНС;
-
систем, где происходит подписание документов электронной подписью.
3. Как отправлять МЧД? Сейчас существует два способа отправки МЧД. Можно приложить саму доверенность вместе с пакетом электронных документов (ее потребуется «поднять» из архива). А можно приложить только номер доверенности – например, если доверенность была принята в ФНС, ей был присвоен номер, а сведения из МЧД становятся доступны по номеру доверенности. Сам документ прикреплять не надо – получатель может проверить информацию самостоятельно.
4. Что можно проверить по МЧД? Получатель электронной доверенности может узнать из нее всю необходимую информацию. Во-первых, МЧД подтвердит принадлежность физлица к компании, от лица которой он действует. Во-вторых, в доверенности указывается срок ее действия и перечень полномочий сотрудника. В-третьих, доверенность позволяет убедиться в подлинности электронной подписи руководителя организации. На сегодняшний день сформировать и проверить доверенность помогает специально подготовленный сервис ФНС.
5. Как отозвать МЧД? Отзыв доверенности может потребоваться в нескольких случаях, например, если сотрудник уволился или если изменились его полномочия (например, в связи с переводом в другой отдел или подразделение). Руководитель организации может отозвать машиночитаемую доверенность, написав соответствующее заявление. Его нужно направить в информационную систему, которая хранит МЧД. Формы же заявления на отзыв доверенности каждая ИС устанавливает самостоятельно. ФНС, например, уже подготовила формат такого заявления в письме от 20.01.2022.
Важно! В рамках одной доверенности можно указать сразу несколько кодов полномочий, т.е. одной МЧД можно наделить сотрудника правом заверять разные типы документов.
МЧД в ФНС и ФСС: порядок работы
Работать с машиночитаемыми доверенностями уже начали две государственные структуры: ФНС и ФСС.
Налоговая подробно описывает регламент работы с МЧД в приказе от 30 апреля 2021 г. Согласно зафиксированным требованиям, компаниям придётся пройти несколько этапов:
1. Подготовить машиночитаемую доверенность (например, на уполномоченного сотрудника).
2. Отправить МЧД в Федеральную налоговую службу.
3. Получить уникальный номер МЧД – он будет присвоен после того, как ФНС примет доверенность. Этот номер потребуется указывать каждый раз при отправке отчётности.
Фактически привычная процедура передачи бумажной доверенности переведена в более удобный электронный формат. ФСС придерживается такого же регламента работы с МЧД.
Какие еще государственные системы планируют начать работу с МЧД в ближайшее время?
Переход на МЧД в ближайшее время планируют и другие государственные порталы. Сейчас об активной подготовке заявили:
-
Честный ЗНАК;
-
Росстат;
-
ЕГАИС РАР.
Другие государственные структуры и организации, информационные системы пока не заявляли о переходе к МЧД, однако с 1 января 2023 г., согласно требованиям закона, абсолютно все ГИС также будут обязаны запустить процессы работы с электронными доверенностями.
Остались вопросы? Задайте их специалистам УЦ ITCOM. Позвоните по номеру 8 800 550 87 19 или закажите обратный звонок. Начните подготовку к обязательному внедрению МЧД уже сейчас на самых выгодных условиях, а все трудности ITCOM возьмёт на себя!
