​Спросите у эксперта. Проблемы при использовании МЧД и их решение

В новой рубрике «Спросите у эксперта» детально разбираем цифровые решения, необходимые компаниям и учреждениям для электронного взаимодействия с партнерами, контрагентами, коммерческими и государственными порталами. 

Сегодня отвечаем на сложные вопросы по применению МЧД*, с которыми клиенты обращаются к нам чаще всего. Экспертную информацию для статьи предоставили руководитель направления МЧД ГК Айтиком и ведущий разработчик сервиса создания и управления МЧД Айтиком.Доверенности.

​*МЧД — машиночитаемая доверенность. Обязательна для подтверждения полномочий представителя при использовании в рабочих целях электронной подписи физического лица.

Ответы на частые вопросы по МЧД

Как можно использовать МЧД?

МЧД используют следующими способами:

• передают в пакете с подписанными документами

• загружают в личный кабинет информационной системы (ИС)

• указывают в личном кабинете ИС уникальный номер МЧД, который присваивается при регистрации доверенности в блокчейн ФНС

Порядок применения МЧД зависит от требований конкретной площадки.

Какие полномочия и как включать в МЧД?

Полномочия — это совокупность прав и возможностей, которые предоставляются лицу для осуществления специальных функций. 

Перед оформлением МЧД нужно определить:

1. информационные системы, с которыми будет взаимодействовать представитель (сотрудник)

2. требования этих систем к формату доверенности и полномочиям представителя

3. порядок предоставления МЧД в каждую ИС

При работе в системе внешнего электронного документооборота (ЭДО) рекомендуем заключить соглашение между сторонами о порядке обмена документами и машиночитаемыми доверенностями. 

Полномочия в МЧД бывают текстовыми, машиночитаемыми (монолитные полномочия) и составными. Первые прописываются вручную в специальном поле. Машиночитаемые выбираются из справочников, имеют идентификационный номер и специальный код. Составные включают упорядоченный перечень глагольных полномочий с возможностью установки ограничений — например, на подписание некоторых типов документов или договоров на определенную сумму.

Важно. Составные полномочия используются только для МЧД формата 003

Существует несколько справочников полномочий:

• представителя налогоплательщика (для формата МЧД 5.01)

• Федеральной налоговой службы (для формата 003)

• Социального фонда России

• Единой системы нормативно-справочной информации

В электронную доверенность добавляют собственные текстовые полномочия или машиночитаемые из справочника.

В сервисе Айтиком.Доверенности реализован реестр площадок, где можно посмотреть требования информационных систем к перечню полномочий представителя. Данная уникальная функция позволяет быстро и безошибочно формировать МЧД, которые будут гарантированно работать на необходимых вам порталах. 

Процесс создания МЧД в сервисе максимально автоматизирован. Достаточно выбрать формат доверенности, ИС, а затем отметить «галочкой» нужные полномочия (выборочно или все сразу). 

Что делать, если сайт ФНС не работает (не удалось зарегистрировать МЧД)?

Машиночитаемая доверенность становится юридически значимой в момент ее подписания доверителем. Незарегистрированную МЧД можно использовать, если:

• Сторона, которая принимает МЧД, с этим согласна. Именно на третьей стороне лежит ответственность за проверку представленных доверенностей. 

• Такое условие прописано в соглашении об ЭДО. Как уже сказали выше, при обмене электронными документами с партнерами и контрагентами лучше заключать соглашение о порядке предоставления МЧД, где как раз можно включить пункт о допустимости использования незарегистрированных в ФНС доверенностей.

Если третья сторона не готова принимать незарегистрированную МЧД, то придется дождаться, когда работоспособность сайта налоговой будет возобновлена (если регистрируете МЧД на данном ресурсе).

Блокчейн ФНС продолжает свою работу, даже когда недоступен сайт налоговой. Сервис Айтиком.Доверенности подключен к блокчейн ФНС напрямую, поэтому регистрация МЧД через наш сервис продолжается вне зависимости от работоспособности сайта ведомства.

Машиночитаемая доверенность: на какой срок можно оформить?

На любой срок. В законах на текущий момент нет каких-либо ограничений.

Если МЧД оформлена без указания срока действия, то она сохраняет силу в течение года со дня подписания (ст. 186 Гражданского кодекса РФ).

При каких обстоятельствах необходимо отменять МЧД?

По ст. 188 Гражданского кодекса РФ доверенность прекращает свое действие в следующих случаях:

• истечение срока действия

• отмена доверителем

• отказ представителя от полномочий

• смерть доверителя или представителя

• признание любой из сторон недееспособной

• банкротство лица, при котором утрачивается право выдавать доверенности

• прекращение деятельности юридического лица, выдавшего доверенность

Юридическая отмена МЧД нужна только при наступлении перечисленных обстоятельств. МЧД не требуется отменять, если наступили любые другие события, например:

— окончание срока действия электронной подписи доверителя

— назначение нового генерального директора организации

— смена фамилии доверителя или представителя

— изменение паспортных данных сторон

— изменение реквизитов компании

Совет от эксперта: 

Рекомендуем при указанных выше событиях перевыпускать МЧД, чтобы обезопасить себя на случай возможных судебных разбирательств. Машиночитаемые доверенности появились относительно недавно, поэтому обширная судебная практика в части их применения еще не сформирована.

В сервисе Айтиком.Доверенности можно перевыпустить МЧД за несколько секунд с уникальной функцией клонирование. Достаточно нажать на соответствующую кнопку и нужная доверенность будет сформирована заново. Вам останется внести необходимые изменения и затем отправить файл на подписание руководителю компании.

Клонировать можно любые МЧД, в том числе сформированные на стороннем ресурсе и после загруженные в наш сервис через функцию импортирования.

Почему МЧД при смене директора продолжает действовать? 

Генеральный директор — единоличный исполнительный орган, который действует без доверенности от имени организации. Руководитель выдает МЧД не от себя лично, а от имени юридического лица. Поэтому когда гендиректор меняется, представитель может продолжать действовать в рамках своих полномочий — пока не закончится срок МЧД или новый директор не отменит доверенность. 

Совет от эксперта:

Новому директору необходимо проконтролировать все созданные МЧД на предприятии и изучить полномочия представителей, чтобы решить, доверять данным представителям далее или все таки отменить МЧД.

Как использовать МЧД в филиалах организации?

Руководитель филиала действует от имени организации на основании доверенности. Теперь это физическое лицо, которое использует в рабочих целях электронную подпись физлица — в отличие от генерального директора, применяющего электронную подпись руководителя.

Генеральный директор выпускает МЧД на своих представителей без дополнительных условий. Руководитель филиала может передоверить сотрудникам часть своих полномочий только в особом порядке:

• единый формат МЧД 003 — через нотариуса

• формат 5.02 для ФНС — через нотариуса

• МЧД для СФР — через приложение «АРМ Доверенности»

Для формата МЧД 5.01 передоверие не предусмотрено.

Важно:

— срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не должен превышать срок корневой (родительской) МЧД 

— представителя необходимо уведомить о том, какие именно полномочия ему были переданы 

— при передоверии полномочия не утрачиваются первым представителем

Как внести изменения в МЧД?

Внести изменения в выпущенную МЧД нельзя. Если вы хотите изменить электронную доверенность, то ее нужно отменить, а затем оформить новую. 

Подать и подписать заявление об отмене может только доверитель, указанный в МЧД. После отправки заявления в блокчейн ФНС доверенность отменяется.

Отмена выпущенных или загруженных в Айтиком.Доверенности МЧД осуществляется прямо в сервисе. Руководитель или администратор формирует заявление на отмену, кликнув по соответствующей кнопке. Заявление должно быть подписано электронной подписью руководителя.

Универсальная МЧД: как создать?

По Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информационные системы могут предъявлять собственные требования к формату МЧД и полномочиям в ней. 

В настоящий момент требования различных информационных систем (СФР, ФНС, коммерческих площадок) отличаются. Поэтому универсальной МЧД пока не существует.

Можно ли отменить безотзывную МЧД?

Да, если в такой МЧД предусмотрены основания для отмены.

Также отмена возможна, если прекратилось определенное обязательство — например, был сдан годовой отчет или совершена сделка. 

Еще один повод для отмены безотзывной МЧД это злоупотребление полномочиями, которое придется доказать в судебном порядке.

У представителя должна быть электронная подпись на момент выпуска МЧД?

Нет. Машиночитаемая доверенность выдается лицу, а не его электронной подписи. 

В выпуске доверенности представитель не принимает никакого участия, так как МЧД формирует и подписывает электронной подписью доверитель. 

Представитель может получить электронную подпись после того, как на него оформили МЧД.  Квалифицированную подпись физического лица выдают коммерческие аккредитованные Удостоверяющие центры. Быстрый выпуск за 15-20 минут с возможностью дистанционного оформления доступен в УЦ Айтиком. Перевыпустить действующую подпись можно самостоятельно в удобном онлайн-сервисе.

МЧД выдаются только на сотрудников компании?

Не обязательно.

Организация или ИП могут оформить МЧД на внешнего подрядчика и передать ему часть функций — например, ведение электронного документооборота.

Как связаться с экспертами Айтиком

Остались вопросы или хотите получить чек-лист по использованию МЧД? Оставьте заявку. 

— Ответы на вопросы опубликуем на сайте в разделе статьи или разберем на ближайшем вебинаре по МЧД. За анонсами вебинаров удобно следить в наших каналах:

Подписывайтесь сейчас, чтобы не пропустить свежие новости.

— Чек-лист отправим всем по контактным данным, указанным в заявке.