Как начать работать с ЭПД в Айтиком.Логистика
Пошаговый алгоритм на примере электронной транспортной накладной (ЭТрН)
Главное
В базовом сценарии ЭТрН перевозчик участвует дважды: после передачи груза к перевозке оформляет и подписывает свой раздел документа — титул 2 (Т2), а после приемки груза грузополучателем — титул 4 (Т4) о выдаче груза.
До первой перевозки в Айтиком.Логистика нужно зарегистрировать организацию, добавить подписантов, водителей и транспорт, а также настроить взаимодействие с контрагентами.
Что подготовить до первой перевозки с ЭТрН
Айтиком.Логистика | → | Для первого входа в сервис используется КЭП руководителя организации или ИП — получить ее можно в ФНС, в некоторых случаях доступны удаленный выпуск и продление. |
Сотрудники и подписанты ЭПД | → | Сотрудники заранее вносятся в сервис, им назначаются роли. Если сотрудник подписывает ЭПД от имени организации или ИП, то подготовьте для него КЭП физлица и МЧД. Важно. Если водитель не является подписантом со стороны перевозчика, то подтверждает факт приемки / сдачи груза простой электронной подписью в мобильном приложении. В этом случае КЭП и МЧД ему не нужны. |
Водители и транспорт | → | Внесите в сервис автомобили, прицепы и водителей — чтобы в дальнейшем выбирать из выпадающих списков, а не заполнять вручную. |
Контрагенты | → | Проверьте, что компания-поставщик и грузополучатель добавлены в контрагенты. Если они работают у другого оператора ИС ЭПД, используйте роуминг. |
Рабочее место | → | Подписание и обмен с ГИС ЭПД выполняются онлайн. Для работы с ЭПД необходим доступ в интернет и настроенное рабочее место для КЭП. Водителю потребуется смартфон с доступом в интернет для подтверждения погрузки / выгрузки и просмотра информации в мобильном приложении. |
Коротко весь процесс
1 Регистрация в сервисе | 2-3 Сотрудники, ТС, прицепы | 4 Контрагенты | 5 Прием груза, подписание Т2 | 6 Прием груза водителем | 7 Сдача груза, подписание Т4 |
Шаг 1. Зарегистрируйтесь и активируйте вашу компанию
Первоначальная регистрация осуществляется с использованием электронной подписи руководителя (КЭП ФНС).
Айтиком.Логистика → Войти по сертификату → Участники → Изменить
1. Откройте сервис по ссылке: https://logistics.uc-itcom.ru/login
2. Нажмите «Войти по сертификату», разрешите сервису доступ к сертификатам, выберите КЭП и кликните на «Войти в сервис».
Важно. На компьютере или ноутбуке, с которого заходите в сервис, должно быть настроено рабочее место для использования КЭП.
3. В меню, расположенном слева, откройте раздел «Участники». Найдите свою организацию и нажмите «Изменить».
Важно. Если значок редактирования организации неактивен, рекомендуем дождаться проверки сведений (обычно от 5 минут) и обновить страницу.
4. Нажмите на «Контакты» → «Создать». Заполните обязательные поля, поставьте галочку возле «Активен» и нажмите на «ОК».
Часть сведений будет добавлена в сервис автоматически по данным из сертификата электронной подписи.
Шаг 2. Добавьте в сервис сотрудников
Добавьте в сервис сотрудников и назначьте им роли. Для лиц, ответственных за подписание ЭПД, назначьте роль «Подписант».
Участники → Организация → Редактировать → Пользователи → Создать
1. В меню, расположенном слева, откройте раздел «Участники». Выберите свою организацию и нажмите «Изменить».
2. В разделе «Пользователи» нажмите «Создать» и заполните данные сотрудника. Для водителя задайте пароль — по нему он будет входить в мобильное приложение. Далее нажмите «Сохранить».
3. Перейдите в раздел «Роли членства», нажмите «Создать» и добавьте роль, которая соответствует функциям сотрудника — обязательно «Подписант», если он будет подписывать ЭПД от имени компании. Можно выбрать несколько ролей, например «Подписант» и «Диспетчер».
Важно. Если водитель перевозит груз, но не участвует в подписании ЭТрН, то назначьте ему одну роль — «Водитель».
4. Заполните должность и контактные данные.
5. Во вкладке «Документы» для сотрудников с ролью «Подписант» обязательно добавьте данные машиночитаемой доверенности (МЧД).
Если машиночитаемая доверенность на сотрудника еще не выпущена, то можно добавить ее позже в этом же разделе. Оформить МЧД можно в Айтиком — самостоятельно или с поддержкой специалиста.
В случае с водителем обязательно внесите сведения о водительском удостоверении.
Сохраните данные, кликнув на «ОК» в нижней части формы.
Шаг 3. Добавьте транспортные средства
Для перевозчика это обязательная подготовка, так как данные транспортного средства используются при оформлении ЭТрН.
Участники → Организация → Редактировать → Транспортные средства / Прицепы → Создать
1. В меню, расположенном слева, откройте раздел «Участники». Выберите свою организацию и нажмите «Изменить».
2. В разделе «Транспортные средства» нажмите «Создать».
В открывшейся форме заполните все обязательные поля: тип, бренд, модель, регистрационный номер, инвентарный номер, тип собственности.
3. При необходимости вы можете закрепить за транспортным средством определенного водителя — для этого нажмите «Добавить».
Выберите водителя из списка, если он уже сохранен в системе, или внесите данные нового. Укажите корректные контакты и нажмите «Сохранить».
4. Для добавления прицепа используйте соответствующую вкладку.
Нажмите «Создать», внесите данные и сохраните их.
Шаг 4. Добавьте контрагентов
Если грузоотправитель и грузополучатель работают в Айтиком.Логистика, добавьте их организации в список контрагентов. Если контрагент использует другого оператора ИС ЭПД, добавьте в сервис роумингового абонента.
Контрагенты → Мои контрагенты → Пригласить нового контрагента → Приглашение по почте / Роуминговые настройки
1. Откройте «Контрагенты» → «Мои контрагенты». Нажмите «Создать» и найдите организацию по ИНН или названию.
2. Если контрагент отсутствует в системе Айтиком.Логистика, то пригласите его в сервис. Для этого напишите адрес электронной почты контрагента и нажмите «Сохранить».
3. Если контрагент подключен к другому оператору ИС ЭПД, то перейдите в «Роуминговые настройки» и выберите оператора контрагента.
Связь между системами операторов выстроится автоматически, и вы сможете сразу приступить к обмену.
4. Если контрагент выслал приглашение вам из системы своего оператора ИС ЭПД, то оно будет принято автоматически.
Шаг 5. Откройте ЭТрН и примите груз к перевозке
В базовом сценарии грузоотправитель создает ЭТрН и подписывает Т1. После этого перевозчик получает задачу на заполнение своего раздела документа.
Документы → Нужная ЭТрН → Информация грузоотправителя (для проверки) → «Информация перевозчика о приеме груза к перевозке»
1. Откройте раздел «Все документы» → «Ожидает подписания». Кликните по нужной ЭТрН.
2. Откройте титул «Информация грузоотправителя». Сверьте грузоотправителя, грузополучателя, маршрут, сведения о грузе, водителе и транспортном средстве.
3. Если данные в Титуле 1 корректные, то переходите к оформлению Титула 2, кликнув на поле «Информация перевозчика о приеме груза к перевозке».
Заполните обязательные поля, укажите подписанта.
При необходимости внесите ваши замечания и оговорки.
4. Подпишите Титул 2.
Далее документ уходит на регистрацию в ГИС ЭПД.
5. Если в своем разделе ЭТрН Грузоотправитель допустил критические неточности и ошибки либо по какой-то причине перевозка не может быть осуществлена, то не подписывайте Титул 2, а сформируйте уведомление об отказе в принятии Титула 1. Для этого нажмите значок «Уточнить» в правом верхнем углу экрана.
Заполните открывшуюся форму и подпишите ее. На этом процесс ЭТрН будет завершен.
Грузоотправитель увидит уведомление в своем личном кабинете.
Шаг 6. Подтверждение факта погрузки водителем
В момент погрузки водитель может принять груз к перевозке или отказаться от него.
Мобильное приложение → Нужная ЭТрН → Принять груз / Отклонить груз
1. После подписания Т1 и регистрации ЭТрН в ГИС ЭПД документ отображается в мобильном приложении водителя.
2. Водитель нажимает на нужную ЭТрН → «Принять груз».
После принятия груза QR-код возле ЭТрН окрасится в зеленый цвет. Данный код предъявляют инспектору при проверке на дороге. Код можно заранее сохранить на устройство или сделать его скриншот на случай, если в пути не будет интернета.
3. Ответственный сотрудник со стороны перевозчика увидит факт успешной погрузки в сервисе по статусу Титула 2.
В случае отказа от груза водитель нажимает соответствующую кнопку в приложении — «Отклонить груз».
Шаг 7. После приемки груза подпишите Титул 4 ЭТрН
Водитель осуществляет перевозку. Когда грузополучатель принимает груз и подписывает Титул 3, Айтиком.Логистика автоматически формирует Титул 4 для перевозчика — его необходимо заполнить и подписать только после того, как водитель сдаст груз и подтвердит это по ссылке (процедура такая же, как и при приемке груза).
Документы → Нужная ЭТрН → «Информация перевозчика о выдаче груза грузополучателю» → Подписать
1. Откройте раздел «Все документы» → «Ожидает подписания». Кликните по нужной ЭТрН.
2. Откройте раздел ЭТрН «Информация перевозчика о выдаче груза грузополучателю».
3. Заполните обязательные поля. При необходимости укажите ваши замечания, кликнув по строке «Примечание перевозчика при приеме груза».
Выберите подписанта и нажмите «Подписать».
После подписания Т4 работа с ЭТрН считается завершенной.
Сервис также предложит перевозчику заполнить необязательный Титул 5 «Информация о факте хозяйственной жизни перевозчика» — оформите и подпишите Т5 в случае, если в процессе перевозки изменился конечный адрес или стоимость доставки.
Частые вопросы
Можно ли после погрузки изменить в ЭТрН транспортное средство или водителя?
Да, для этого оформите и подпишите дополнительные титулы ЭТрН.
Зайдите в ЭТрН и нажмите кнопку замены данных.
Далее выберите причину смены данных.
Сервис сформирует дополнительный титул — заполните в нем обязательные поля и подпишите электронной подписью.
Какие обязательные титулы оформляет перевозчик?
В базовом сценарии: Т2 — о приеме груза к перевозке и Т4 — о выдаче груза грузополучателю.
Когда формируется QR-код?
После того как ГИС ЭПД успешно обработает подписанный Т2 перевозчика. QR-код передается водителю в мобильное приложение через систему оператора.
Что делать, если контрагент подключен к другому оператору ИС ЭПД?
Работайте в роуминге. Подключаться к другим сервисам не требуется. В этой инструкции вы найдете, как пригласить к обмену ЭПД роумингового абонента (Шаг 4. Добавьте контрагентов).
Где найти завершенные ЭТрН?
В разделе «Мои документы». После завершения процесса титулы можно просматривать, но не редактировать.
Важно знать
Интерфейс сервиса периодически обновляется, поэтому названия отдельных кнопок и полей со временем могут незначительно меняться.
Полезные ссылки
Добавление транспортного средства
Создание транспортной накладной
